Beosztáskezelés hatékonyan
Automatizált, intelligens tervezés, generálás és kezelés

Beo alkalmazásunk bármely méretű és munkarendű vállalkozás, legyen az

• ipari, kis/nagyüzemi termelő,
• mezőgazdasági idénymunkásokat foglalkoztató cég,
• logisztikai cég,
• call-center,
• kis/nagy létszámú iroda (adminisztratív, tervező, jogi, stb),
• home-office rendszerben működő, pl. szoftver-fejlesztő cég,
• változó helyen dolgozókat foglalkoztató,
• kis-, vagy nagykereskedelmi egység,
• biztonsági cég,
• takarító vállalkozás,
• egészségügyi szolgáltató, betegellátó, idősotthon,
• vagy bármely szolgáltató,
• üdülő, fürdő,
• szálloda, étterem,
• üzlet, pláza,
• mozi, színház, koncert-terem,
• munkaerő-kölcsönző, diákszövetkezet,
• stb.

számára hatékony megoldás a munkatársak különböző műszakokba történő beosztásához, és az ehhez szükséges optimális műszakok létrehozásához.

Megtervezhető és megvalósítható a különböző időszakokban történő munkavégzés / munkahelyen tartózkodás – tekintettel bármely váratlan-, vagy kényszerhelyzetre, így a pandémiás időszakra.

Percek alatt –akár ismételten– legenerálhatók a feltételeknek és a paramétereknek megfelelő beosztások, több különböző időszakra is.

Beállítható különböző időtartamú, és/vagy folyamatos munkarend, műszakidő és műszakszám, (egy- vagy többműszakos, betanuló-, nappali-, délutános-, éjszakai műszak).

A műszakok és beosztások generálásakor automatikusan figyelembe veszi a rendszer az elvárt szakismeretet, a törvényi elvárásokat és a cégek belső szabályozásait.

2020-21-ben megújult és kibővített funkcionalitásaival és az egyedülálló generálás-varázslóval a leghatékonyabb megoldást kínálja a már közel 15 éve piacon levő, folyamatosan működő, korszerű, algoritmizált műszak- és beosztás-tervező és kezelő Beo rendszer.

Igény szerint személyre szabjuk az alkalmazásunkat, illetve plusz funkciók fejlesztését is vállaljuk.


Néhány gondolatban a Beo rendszer működéséről és megoldásairól

• Webes alapú működésének köszönhetően nincs szükség külön telepítésre, elég egy böngésző a használatához – mivel kész megoldást szállítunk, a bevezetés ideje gyakorlatilag nulla.
• Elérhető telepítve, vagy felhőben, valamint mobilon és tableten is működik.
• A céghez igazítható, hogy havi, vagy heti időszakra tervezzük a műszakokat.
• Lehetőség van dolgozói rendelkezésre állás alapú beosztások készítésére a diákmunkák, egyéb dolgozói igényeknek, lehetőségeknek megfelelő, vagy speciális helyzetek kezelésére is.
• A rendszer automatikusan figyeli a kritériumokat, így vezetőként nem kell egyenként figyelemmel lenni a különböző létszám-, távollét- és egyéb igényekre, törvényi előírásokra.
• A Beo áttekinthető felületekkel és könnyű navigációval segít eligazodni, ezzel gyorsítva a munkavégzést.
• A dolgozók csoportokba oszthatók, és a csoportokat egyidejűleg, egymástól függetlenül lehet kezelni.
• Tetszőlegesen változtathatók az időtartamok (periódusok, szünetek, távollétek stb.).
• A dolgozók a beállított feltételeknek megfelelően kérhetnek cserét, igényelhetik távollétüket, ezeket a vezető pár kattintással kezelni tudja.
• A beosztások legenerálása után egy jól kezelhető és átlátható felületen –akár mobilon is– jelennek meg a vezetőnek a csoport-, a dolgozóknak az egyénileg fontos információk.
• A kezelést tovább egyszerűsítő Generálás-varázsló is használható, így még gyorsabban és még egyszerűbben megvalósíthatók a műszakok és a beosztások.
• Tovább növeltük a műszakok és beosztások generálásának rugalmasságát.
• Algoritmizált megoldással támogatjuk a munkaerő-kapacitásszükséglet alapú tervezést és műszak- és beosztás-generálását.
• A legenerált műszakok és beosztások Excelbe exportálhatók és kinyomtathatóak.

Most jobban és ingyenesen megismerhető a Beo rendszer a beo.guidance.hu oldalon az "INGYENES DEMO", vagy "Kipróbálás", vagy a beoapp.guidance.hu oldalon a Regisztrálás link segítségével.

1. minden felhasználó megtekintheti a rendszerben tárolt
   1. személyes adatait (teljes név és e-mail cím) és
   2. a csoporthoz rendelése adatait (csoport, szerepkör).
2. minden felhasználó egyedi, az általa megadott és csak általa megváltoztatható jelszóval jelentkezhet be a rendszerbe, és használhatja az „elfelejtett jelszó” funkciót, amivel a rendszeren kívül is új jelszót tud megadni.
3. minden felhasználó eléri a szerepköréhez rendelt Súgó felületeket:
4. a csoporttulajdonos eléri
   1. a fizetési felületet, és
   2. a csoportvezetői felületeket;
5. a csoportvezető eléri a csoportvezetői menürendszert, ahol
   1. új csoportot vehet fel, megadva a csoportra jellemző adatokat (pl. elvárt képességek), vagy a munkavégzést befolyásoló információt (pl. munkaközi szünet ki/bekapcsolása);
   2. felviheti és kezelheti a szükséges személyes adatokat és a beosztást befolyásoló személyhez kötődő jellemzőket (pl. napi munkaidő);
   3. felviheti és kezelheti a műszakokat meghatározó paramétereket és peremfeltételeket, és módosíthatja a naptárban az előre felvett munka- és munkaszüneti napokat;
   4. kezelheti a távollét-igényléseket (elutasít/jóváhagy);
   5. felvehet/törölhet egy adott dolgozóhoz távollétet/ráérést;
   6. műszakokat, műszak sablonokat és műszak sablon típusokat vagy láncokat hozhat létre, vagy a megadott feltételek alapján a rendszerrel generáltathatja ezeket;
   7. megvalósíthatja a műszak- és beosztásgenerálást, ideértve a varázsló használatát;
   8. a Publikálás funkcióval a létrehozott/módosított beosztásokat a dolgozók számára hozzáférhetővé teheti;
   1. lekérdezheti és módosíthatja a műszakokat és beosztásokat (közvetlenül átadhat egy beosztást másnak, vagy módosíthatja a műszak személyi állományát, azaz rugalmasan beoszthat/kivehet dolgozót);
   10. hozzáfér a Piactér felülethez, ahol a dolgozók által cserére/átvételre felajánlott beosztásokat kezelheti (elutasít/jóváhagy);
   11. automatikus üzenetküldést generáltat a rendszerrel a beosztások (újra)publikálásával, vagy az egyes beosztások kézi módosításával;
   50. a dolgozók részére (személynek vagy csoportnak) írhat és küldhet üzenetet;
   1000. lekérdezéseket, kimutatásokat valósíthat meg.
6. a dolgozó eléri a dolgozói felületet, ahol
   1. láthatja a beosztásait;
   2. rögzítheti a beosztással kapcsolatos igényeit, lehetőségeit (távollét/ráérés);
   3. értesítést kap a számára a rendszer által generált, vagy a csoportvezető által küldött üzenetekről és elolvashatja azokat;
   4. használhatja a Piactér felületet, ahol a számára kiosztott beosztást felajánlhatja, vagy a más által felajánlott beosztás átvételét kezdeményezheti (csere/átadás/átvétel).

A Beo rendszer használatához javasolt minimális technikai követelmények:

• számítógép, tablet, okostelefon, vagy bármely szokásosan elterjedt, adatbevitelre és képi megjelenítésre alkalmas eszköz, amely böngésző futtatására képes;
• Chrome, Firefox, Edge böngészők folyamatosan frissített verziói;
• minden Felhasználó által használt eszközön a gyártó által elfogadott, folyamatosan frissített operációs rendszer, állandóan bekapcsolt tűzfal és naprakész víruskereső kell működjön;
• legalább HD Ready felbontású megjelenítő eszköz, a felhasználó élmény szintjének növelése érdekében javasolt az ennél magasabb felbontás;
• a csoportvezetői felület használatához javasolt a magasabb műszaki színvonalú tablet, vagy asztali számítógép és képernyő, illetve egér és billentyűzet használata;
• stabil internetelérés – a sávszélesség nem jelentősen befolyásolja a felhasználást, de a lassú és szakadozó kapcsolat rontja az adattovábbítást és a megjelenítést.

 

1. A Szolgáltatás díjfizetés ellenében vehető igénybe.
   1. Megrendelő a próbaidőszak alatt ingyenesen használhatja a rendszert;
   2. amennyiben Megrendelő a megállapodásnak megfelelően teljesíti a rendszerhasználati díj megfizetését, úgy minden hozzá tartozó felhasználó további díj megfizetése nélkül használhatja a rendszert a jelen ÁSzF-ben meghatározottak szerint.
2. Megrendelő elállhat a Szolgáltatás igénybevételétől a rendszerhasználat megkezdéstől, azaz a regisztrálás időpontjától számított 14 napon keresztül.
3. Amennyiben Megrendelő a megállapodásnak megfelelően teljesíti a rendszerhasználati díj megfizetését, úgy minden hozzá tartozó felhasználó további díj megfizetése nélkül használhatja a rendszert a jelen ÁSzF-ben meghatározottak szerint.
4. A rendszerhasználati díj
   1. a beo.guidance.hu weboldalon meghatározott feltételek és kedvezmények (létszám, igénybevétel és előre-fizetés tartama, vagy más, később meghatározásra kerülő feltétel, vagy kedvezmény) alapján kerül kalkulálásra, mely pontos összegét a rendszer a fizetési folyamat során állapítja meg;
   2. az első díjfizetés esetén a regisztráláskor érvényben levő díjszabás szerinti díjakat veszi figyelembe a rendszer, amennyiben a próbaidőszak lejártáig megtörténik a díj megállapításához szükséges feltételek és kedvezmények kiválasztása és a díjfizetés;
   3. az adott megállapodásra vonatkozó díj mértéke nem változik a díjjal fedezett időszak alatt.
5. Érvényben levő megállapodás esetén a Csoporttulajdonos által elérhető a „Díjfizetés” menüpont a rendszerbe bejelentkezve a főmenü sorában, ahol kiválaszthatja a számára megfelelő feltételeket és kedvezményeket, ezáltal meghatározva a díjat.
6. A rendszerben látható
   1. az utolsó lezárt díjjal fedezett időszak;
   2. az aktív időszak és
   3. a következő időszak, amelyre a díjbekérő vonatkozik.
7. A rendszerben kiválasztott rendszerhasználati időszak hossza azt jelenti, hogy amennyiben megfizetésre kerül a díjszabás szerinti díjösszeg, akkor az érvényes feltételeknek megfelelően teljeskörűen használható a rendszer az időszak utolsó napjáig;
   1. a rendszer a díjjal fedezett időszak lejárta előtt a lejáratról és a következő időszak díjáról tájékoztatót küld e-mailben;
   2. amennyiben nem kerül rendezésre a megadott lejárati napig a meghatározott díj, a rendszer nem a tájékoztatóban megküldött, hanem az aktuális díjszabást veszi figyelembe;
   3. folytatólagos díjfizetés esetén a határozatlan időre szóló megállapodás folyamatosan érvényben marad, és a rendszer folyamatosan elérhető;
   4. mivel kiegyenlített díj esetén biztosított a rendszer teljes funkcionalitása, ezért a folytatólagos használat esetén a díjelmaradás alatt a rendszerben a „Díjfizetés” menüpont érhető el.
8. A Megrendelő részére a rendszerben biztosított fizetés a Barion Fizetési Szolgáltató oldalára történő átirányítás után teljesíthető;
   1. Szolgáltató a fizetés beazonosításhoz szükséges adatokat a Barion részére automatikusan továbbítja;
   2. a Barionnal történő fizetés több módon is lehetséges, melyeket a Barion határoz meg, és amelyek a Beo Szolgáltatójától függetlenül változhatnak;
   3. a Barion további adatokat kér a Megrendelőtől a fizetés lebonyolításához, melyeket a Szolgáltató részére nem küld meg, így ezek adatkezelője kizárólag a Barion;
   4. a Barion kizárólag a fizetés sikerességéről vagy elutasításáról ad tájékoztatást a Szolgáltató részére.

Önálló csoport, vagy szervezet létrehozása

A regisztrálási folyamat kétféle módon indítható el:

1. A Beo publikus oldaláról
2. A Beo bejelentkezési felületről.

 

1. A beo.guidance.hu publikus oldalon látható a Kipróbálás gomb, melyre kattintva elindul a regisztrálási folyamat.

 

2. A Beo bejelentkezési felületen a beo.guidance.hu oldalon indíthatja el a regisztrációs folyamatot, a Regisztrálás gombra kattintva.

Regisztrálás Varázsló

A regisztrálási folyamat elindításakor a Beo kezdőlapja kiszürkítve jelenik meg a böngészőben. Középen elindul a regisztrálás Varázsló, mely, mint a folyamat előrehaladását jelző nyilak alatti szövegben látható, létrehoz egy csoportot, amelynek Ön lesz a tulajdonosa.

A Varázslóval létrehozott csoporthoz Csoportvezetői jogosultságot kap, de egyúttal az adott szervezet –ami lehet akár egy konszern– minden különálló alsó szintű szervezeti egységéhet létrehozhat újabb csoportokat, így a teljes szervezet beosztásait megvalósíthatja. Ez a Tulajdonos szintű jogosultság.
A Tulajdonos a regisztrációt követően a rendszerben új csoportot is felvehet, és megadhat másik Csoportvezetői jogosultsággal rendelkező Felhasználót. A Csoportvezető lehet csak ezt a feladatkört betöltő felhasználó, vagy akár Dolgozói státusszal is rendelkezhet, ezáltal beoszthatók. Erről bővebben a rendszeren belül a Kezdőlapon elérhető Súgóban olvashat, amit érdemes átnézni még a munka megkezdése előtt.



A Varázslóból bármikor lehetőség van kilépésre a Kilépés a regisztrálásból gombbal, ami a bejelentkezési oldalra irányít, ahonnan akár a böngészővel visszanavigálhat, vagy ismét elindíthatja a regisztrálást.

1. Regisztrálási adatok:
Legelső lépésként azt az e-mail címet kell megadni, mellyel a csoportot létre kívánja hozni. Erre a címre fog érkezni a megerősítő e-mail a regisztrálás után, valamint a későbbiekben ezzel fog tudni belépni a rendszerbe.

Fontos!

• Ha már van a Beo rendszerben regisztrált és megerősített e-mail címe, akkor nem kell újra regisztrálni, csak ha másik e-mail címmel szeretne dolgozni a rendszerben!
• A már regisztrált e-mail címmel nem lehet ismételten regisztrálni!

A kért e-mail cím megadása után a Következő gombra kattintva a beosztások generálásának időszakát kell meghatározni.

2. Beosztás időszak:



Havi tervezés esetén egy adott hónap első naptári napjától az utolsó naptári napig, a heti tervezés esetén az adott hét hétfői napjától vasárnapig tervezi meg, azaz generálja a Beo a beosztásokat.

Amennyiben más, egyedi igény merül fel, akkor kérjük, jelezze a beo@guidance.hu e-mail címen.

Az időszak meghatározása után a Következő gombra kattintva a beosztások módszerét kell megadni.

3. Beosztás:



A Szabadság mód esetén bármikor beosztható egy dolgozó, ha nincs távollét felvéve hozzá, és megfelel az adott műszak a dolgozó beoszthatósági feltételeinek (óraszám, napszak, törvényi megfelelés).
A Ráérés mód esetén a munkatársak megadhatják, hogy mikor tudnak munkát végezni. A Csoportvezető ennek alapján meghatározhatja a műszakokat, majd a Beo rendszer legenerálja a beosztásokat. Ez jellemzően diákmunka, otthonról, vagy más okból időben rugalmasan végezhető tevékenységek, feladatok kontrollált ellátását teszi lehetővé.

A beosztások módszerét követően a Következő gombra kattintva a regisztráláskor létrehozandó első csoport hozzávetőleges dolgozói létszámát kell megadni.

4. Csoportlétszám:



Ezt az értéket fogja a rendszer figyelembe venni, amikor az első generálás Varázsló bizonyos –limitált– számú Generált felhasználót hoz létre a rendszer kipróbálása érdekében. Egyúttal ez az információ számunkra is fontos fejlesztési szempontból és a technika paraméterek beállítása miatt.
A kiválasztott csoportlétszám a későbbiekben bármikor változtatható.

Ezen az oldalon túljutva elérkezünk az „Áttekintés” felülethez.

5. Áttekintés:



Itt összefoglalva láthatók a megadott adatok, és a Felhasználási Szabályzat elfogadása után véglegesíthetővé válik a regisztráció.



A Felhasználási Szabályzat magába foglalja az Adatkezelési (azaz GDPR) Szabályzatot és a Felhasználási Feltételeket.

A véglegesítést követően megkezdhető a Beo rendszer használata.

6. Áttérés a Műszak és beosztás varázslóra:

A megjelenő Beosztás-generáló Varázsló a beállításoknak megfelelően néhány lépésben létrehozza az első csoportot és legenerálja a beosztásokat.



Nem kötelező a Beosztás-generáló Varázsló használata: Akár azonnal ki lehet lépni, illetve a későbbi lépéseket is meg lehet szakítani a  (bezárás) ikonra kattintva. Ekkor a Beo Kezdőlapra jutunk, ami egy menüsorból és widgetekből álló felület. A Kezdőlap általános leírása a Súgó A „Kezdőlap” tartalma részében található.

A Beosztás-generáló Varázsló használatáról és a kapcsolódó fogalmakról a Súgóban a Vágjunk bele! - Első csoportom Varázsló fejezetben olvashat.


Megerősítő e-mail

A regisztrálás véglegesítésekor nem csak a fenti Varázsló indul el, hanem a megadott e-mail címre kiküldjük a későbbi belépéseket lehetővé tevő megerősítő linket tartalmazó levelet is.

Kérjük, figyelje a postafiókját, és amennyiben nem érkezik meg rövidesen a várt e-mail, akkor kérjük ellenőrizze, hogy nem telt-e be a fiókja, vagy nem került-e másik mappába a levél. Ha még nem lépett ki a regisztrálást követően, akkor kérjük, ellenőrizze, hogy a megfelelő e-mail cím került-e a rendszerben megadásra. Amennyiben téves email címet adott meg, akkor a Súgó lentebbi részében, a pirossal kiemelt szöveg után talál részletes segítséget.

A megérkező e-mailben található link a következő belépéshez kell; azon a felületen kell megadni a belépési jelszót. Biztonsági okokból ez egy egyszer-használatos felület.



Ha valamiért nem tudja használni, vagy kilépne mielőtt befejezné a műveletet, vagy úgy gondolja, hogy nem megfelelő a jelszó, akkor a beoapp.guidance.hu oldalon az Elfelejtett jelszó / Új jelszó igénylés segítségével önmaga is megoldhatja a problémát.



Az e-mail címe megadását követően a rendszer megküldi azt a linket, amivel az előző lépéseknek megfelelően megadhatja a belépési jelszavát.

Ezt követően a jelszó használatával be tud lépni a rendszerbe.

Megfelelő e-mail cím megadása esetén itt lezárul a regisztrációs folyamat.

Kérjük térjen át az Első csoportom Varázsló részre.


Az ismételt regisztrálás

Ha Ön a Beo rendszer Felhasználója, és azért kereste fel ezt az oldalt, mert tájékozódni kíván a regisztrálással kapcsolatban, kérjük, hogy mielőtt jelen információk szerint esetleg új regisztrációt indítana, egyeztessen az eredeti csoport /szervezet létrehozójával.

Csak akkor javasolt ugyanannál a csoportnál/szervezetnél több regisztrálás létrehozása, ha egymástól független csoportokat és beosztásokat kívánnak létrehozni, vagy a továbbiakban nem kívánják az előzőleg regisztrált hozzáférést használni.

Az ismételt regisztrálás esetén az alábbiakra kell figyelemmel lenni:

• Az új szervezetbe nem lehet a korábban létrehozott csoportból a Felhasználókat áttenni.
• Két eltérő regisztrációval létrehozott csoportba nem lehet felvenni ugyanolyan e-mail című Felhasználót, amivel korábban már felvitték a rendszerbe.
• Ha más e-mail címmel újra felvesznek egy Dolgozót, akkor figyelemmel kell lenni arra, hogy a korábbi csoportba már ne kerüljön beosztásra.

Regisztrálási / bejelentkezési probléma esetén

Ha azért kereste fel ezt az oldalt, mert meghívót kapott, de nem sikerült bejelentkezni, akkor kérjük, jelezze ezt a meghívót küldőnek, aki ismét meg tudja önt hívni a rendszerbe.

Ha valamiért nem tud bejelentkezni, és a bejelentkezési felületen az Elfelejtett jelszó / Új jelszó igénylés sem nyújt megoldást, kérjük, jelezze a beo@guidance.hu e-mail címen.

Abban az esetben, ha nem találná meg a keresett információt, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a beo@guidance.hu e-mail címen. Javaslatait, észrevételeit is szívesen fogadjuk.


Nem megfelelő e-mail címre történő regisztrálás

Ha nem érkezne meg rövidesen az e-mail, akkor ellenőrizni kell a megadott e-mail címet. Ezt a Varázsló végigvitele után, vagy a Varázslóból kilépve azonnal is megteheti. Mindkét esetben a megjelenő Kezdőlap menüsorában található Profil menü – Saját adatok oldalra érdemes lépni.


Az oldalon láthatók a rendszerben tárolt személyes adatok, a csoporthoz rendelés és a szerepkörök. Amennyiben nem megfelelő az e-mail cím, akkor az módosítható, vagy –ha még nem végzett túl sok tevékenységet, akkor – kilépés után újra lehet regisztrálni a megfelelő e-mail címmel.

A Varázslóból kilépve az e-mail cím –és minden személyes adat– módosítása a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menüvel elérhető oldalon, a Felhasználók címkére kattintva lehetséges. A Szerepköröknél a Csoportvezető kiválasztása után a Keresés gomb hatására megjelenő sorban a Teljes név és az E-mail cím oszlopban is a regisztrálás Varázsló első lapján megadott e-mail cím látszik.



Az adatokat a sor végén látható  (Szerkesztés) művelettel elérhető felületen lehet megváltoztatni.



Az e-mail cím módosításával egyidejűleg a valódi név is beírható a Teljes név mezőbe.

A „Felhasználók adatinak szerkesztése” oldalon megadott vagy módosított, esetleg törölt adat, akár a saját neve és e-mail címe, akár más Felhasználó (Csoportvezető, vagy Dolgozó szerepkörben levő természetes személy) adatai a Csoporttulajdonos (a regisztrálásnál megadott e-mail cím tulajdonosa/kezelője) Adatkezelői felelősségi körébe tartoznak, mind az adatok helyessége, mind a jogos használat vonatkozásában. Amennyiben nem kerül saját szerverre átadásra, akkor a Beo rendszer informatikai üzemeltetője –a Guidance Zrt., mint Adatfeldolgozó– minden informatikailag elvárható lépést megtesz annak érdekében, hogy Ön megfeleljen a GDPR-ral kapcsolatos elvárásoknak.

Az e-mail cím megváltoztatásával nem kerül automatikusan kiküldésre újabb e-mail, ezért a Mentés után a Felhasználók címkénél a Csoportvezető szerepkörre kereséskor látható boríték ikonra kattintva a helyes e-mail címre küldhető a regisztrációs linket tartalmazó e-mail.


A további teendők megegyeznek a fent leírt normál regisztrálási folyamatban kiküldött regisztrációs e levél esetével, vagyis az abban található linkre kattintva adhatja meg a bejelentkezési jelszavát.

A fennálló problémát kérjük jelezze a beo@gudance.hu e-mail címre.

Az előzőleg bemutatott Regisztrálás Varázsló utolsó lépését követően megkezdheti a rendszer használatát.
Megjelenik egy új felület, ami a rendszer használata során a Beosztás Varázsló lesz. Most, amikor az első csoportot és az első beosztásokat akarjuk létrehozni, nagy segítség lehet, hogy nem kell egy ismeretlen felületen a különböző funkciók között navigálva létrehozni mindent, ami a feladathoz szükséges, hanem egy egyszerű úton a Varázsló végigvezet minket a csoport-létrehozás és a beosztás-generálás folyamatán.




Időszak kiválasztása

Először is kiválaszthatjuk, hogy milyen időszakra szeretnénk beosztást generálni.
Alapértelmezettként a következő időszak van beállítva, de ha szeretnénk a jelen időszakra, akkor ezt is megtehetjük, ennek például havi tervezésnél a hónap elején lehet jelentősége.

Ha itt nem változtatunk, vagy nem jó időszakot adunk meg, akkor a Varázslóból kilépve a Kezdőlap „Generálási folyamat” widget jobb felső sarkában látható Varázsló feliratra kattintva, majd az oldalt frissítve újrakezdhetjük a folyamatot. Ha a részletes beállítási lehetőségek mellett döntünk, úgy a menüsorban a Generálási folyamat menüpontjai segítségével egyenként elvégezhetjük a beosztásgenerálási funkciókat a Varázsló mellőzésével.


Képességek

A Beosztás Varázsló indítása után megjelenik egy oldal, ahol a felső folyamatjelző a regisztrálás során megadott beosztás időszaka és beosztás módszere adatoknak megfelelő láthatók lépéseket, és ez alatt látható a Beo rendszerben használt „Képességek” fogalomról szóló tájékoztató. A „képesség” a rendszerben a munkavégzéshez, beoszthatósághoz szükséges tudást, ismeretet, képességet jelenti.

Példaként nézzük a havi időszakú és szabadság módú beosztás-generálást.



Ha szükséges, válasszuk a „Képességek beállítása most” lehetőséget.



Az Új képesség gombra kattintva megadható a csoport munkájához szükséges, később bármely műszakhoz rendelni kívánt képesség. Ezeket a képességeket lehet majd a Dolgozók adatinál is az adott képességgel rendelkezőhöz kiválasztani.

   

Akár több képességet is felvehetünk.



A Következő gombball továbblépve „Generált” dolgozókat kérhetünk.


Dolgozók



Mindkét gomb a Dolgozók oldalra visz. Ha nem kérünk „Generált” dolgozókat, akkor üres lesz az Dolgozói adatbázis, ha kérünk, akkor a regisztrálás során megadott adatok alapján a rendszer által meghatározott számú „Generált” dolgozót láthatunk.
A „Generált” dolgozókat be tudja osztani a rendszer a műszakokba, de nem adhatunk nekik valós e-mailcímet, így nem lehet velük bejelentkezni. Ha nem adunk meg valós dolgozót, akkor csak a Csoportvezetői funkciókat tudjuk tesztelni


A Generált felhasználó felirat jelzi, hogy nem valós személy, melyből adódóan alapértelmezettként Dolgozó szerepkör, 8 órás napi munkaóra és rugalmas munkaidő (rugalmasan beosztható, de legfeljebb a megadott időtartamú műszakba) kerül beállításra. Ezeket az adatokat a sor végén látható  ikon hatására tudjuk módosítani az adott Dolgozónál, ahol megadhatunk Képességeket is. A módosítások elvégzését követően a pipára kattintva elmenthetők dolgozónként a beállítások,  megnyomásakor pedig az adott sorban lévő átállítások elvesznek.



Dolgozók törlése esetén törölhetőek egyenként és egyszerre is a személyek. Ez utóbbi esetre rendelkezésre áll a Teljes név oszlopelnevezéstől balra látható kijelölő.



Akár a mindet kijelölőt, akár az egyenként kijelölőt használjuk, akkor látható lesz az Új dolgozó gomb mellett a Kiválasztott dolgozók törlése gomb, amivel egyszerre eltávolíthatjuk a kijelölt sorokat.
Új dolgozó felvétele esetén is ezeket az adatokat kell megadni a megnyíló ablakban.



Így lehet valós Felhasználót felvenni. A Mentés hatására a Felhasználó bekerül a dolgozók közé. A lista lapozható, valamint alapértelmezetten növekvő névsorrendben van, ez megváltoztatható az oszlopnevek melletti  , vagy  segítségével.

Felhívjuk a figyelmet, hogy az ezen a felületen megadott adatok az Ön Adatkezelői felelősségi körébe tartoznak, mind az adatok helyessége, mind a jogos használat vonatkozásában. Amennyiben a Beo rendszer informatikai üzemeltetője a Guidance Zrt., akkor mint Adatfeldolgozó, minden informatikailag elvárható lépést megtesz annak érdekében, hogy Ön megfeleljen a GDPR-ral kapcsolatos elvárásoknak.




A valós felhasználó részére a sorban látható  (boríték) ikonra kattintva meghívó e-mailt lehet küldeni.

 

A Hozzáférés oszlopban egy Inaktív felirat jelenik meg először. A borítékra való kattintással kiküldhető egy E-mail, mellyel meghívható a dolgozó a csoportba. Az Inaktív felirat Meghívottra változik. A boríték ikonra való újbóli kattintással ismét kiküldhető a meghívó E-mail. A Hozzáférés oszlop felirata ismét megváltozik miután a meghívott fél először belép, mivel ebben az esetben már a zöld Aktív felirat látható.

A meghívó e-mailben található link segítségével tudja beállítani a meghívott Felhasználó az egyedi jelszavát. Enélkül nem tud belépni, és a rendszerben nem válik aktívvá a hozzáférése, de műszakba beosztható. Így amikor belép, megkapja az üzeneteit és láthatja a beosztásait.
Biztonsági okokból a belépési link csak egyszer használható. Új belépőknél, illetve a rendszerhasználat megkezdésekor érdemes figyelni a hozzáférések állapotát a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menü Felhasználók oldalon, és ha inaktív, vagy már felhasználta a megkapott belépési linket, de nem tud belépni, akkor a meghívó újra kiküldhető.  

A Következő gombbal folytatható a generálási folyamat a munkarend megadásával.


Hétvégék és munkaszüneti napok



Itt meg kell adni, hogy az adott csoport műszakjai szempontjából meg kell-e különböztetni a hétköznapokat és a hétvégéket (ideértve a munkaszüneti napokat). Ha a hétvégékre különböző műszakokat szeretne, akkor az Általános munkarendet, egyébként a Folyamatos munkarendet válassza.


Általános munkarend
Amennyiben ezt választotta, a hétköznapra és hétvégére vonatkozó műszakok el fognak térni egymástól.



A kiválasztott ország adatai automatikusan betöltődnek. A rendszer használata során ezeket az adatokat módosíthatjuk a Generálási folyamat menü – Hétvégék és munkaszüneti napok menüvel elérhető oldalon.

A megfelelő ország kiválasztását követően a Következő gombra kattintva eljuthatunk a műszakok generálásához.

Folyamatos munkarend
Ezen munkarend választása esetén, egyből a műszakok generálásához jut, ahol mind a hétköznapokra, mind a hétvégére egy egységes műszakrendet hozhat lére.


Műszak sablonok:

Amennyiben Általános munkarendet választott, a továbbiakban külön kell beállítania a hétköznapi és hétvégi műszak sablonokat.



Választhatjuk, hogy saját magunk állítjuk be a Folyamatos munkarendhez a műszak sablonokat, vagy elfogadhatjuk a rendszer által generáltakat. Ez utóbbi esetében az Alapvető műszak sablonok generálása gomb fölött megjelenő gombokkal kérhetünk 1, 2, vagy 3 műszakos generálást:



2 műszakot választva:



A műszakok szerkeszthetők, törölhetők, illetve új műszak vehető fel.

Műszak sablon szerkesztése


Műszak sablon törlése


Új Műszak sablon


A Műszakok és beosztások generálása gombra kattintva előbb a következő oldalra lép ahol nincs feladat, majd újból rákattintva végrehajtja a generálást.




Generálás összefoglalója

A Varázsló legutolsó lépésében az eddig elvégzett beállításokról látható egy összefoglaló oldal.



Ezen a ponton a beosztások még nem kerültek publikálásra, ami azt jelenti, hogy a dolgozók még nem szereztek tudomást beosztásukról, csupán a csoportvezető számára láthatóak a beállítások.
Amennyiben ezen a ponton a Kilépés a varázslóból gombra kattint vagy a jobb felső -el kilép, a publikálás nem valósul meg. Ezen esetben is elvégezhető később a publikálás a Generálási folyamat menü - Publikálás menüpontban a megfelelő időszak kiválasztását követően.
A Publikálás gomb Varázslón belüli kattintását követően a dolgozók a varázslóból való kilépésével együtt kapnak egy értesítést a beosztások frissüléséről.

Ha még a regisztrálás előtt van, és szeretne többet tudni a folyamatról, ezt megteheti a Súgóban a Vágjunk bele! – Regisztrálás pontban.


Kezdőlap alapinformációk

A belépéskor megjelenő felület a Kezdőlap, melyet a menüsor bal oldalán levőikonra kattintva lehet elérni munka közben a funkcionális oldalakról.


A Kezdőlap két részre osztható:
1. Menüsor:
Pontjai almenüket nyitnak meg, mellyel funkcionális oldalakat érhetünk el.
A Kezdőlap felületének nagy részre widget ablakokból áll, ahonnan a legfontosabb információk közvetlenül megtekinthetők és néhányuknál link (kék szöveg) található a funkcionális oldalhoz, illetve a beosztás-generáló Varázslóhoz.

2. Funkcionális oldalak:
A Kezdőlapon látható kékszínű feliratokra (hivatkozásokra), vagy a menüsor menüpontjaira, illetve a  (boríték) ikonra kattintva érhetők el.

Mind a Kezdőlap, mind a funkcionális oldalak leírása megtalálható a Súgóban, melynek átnézése javasolt a rendszer könnyebb használata érdekében.


Saját adatok alapinformációk

Mivel a rendszer személyes azonosításra alkalmas adatokat tárol, kérjük, hogy ellenőrizze ezeket a Profil menü – Saját adatok oldalon.


Ezúton is jelezzük, hogy a Beo rendszerben tárolt adatok csak az Adatkezelési Szabályzat és Felhasználási Feltételek elfogadásával vihetők fel a rendszerbe. Az adatok tartalmáért és jogos használatáért az Adatkezelő a felelős, aki ez esetben az a munkáltató/vállalkozás/vállalkozó, aki ismeri a munkatársai adatait, felvitte az adatokat a rendszerbe, és a szabályozásokat a regisztráció alkalmával elfogadta.

A Jelszó módosítása gombbal elérhető a jelszó-módosító felület:

A kisbetű/nagybetű/szám/különleges karakter vegyes használatával javasolt erős jelszót használni.

A jelszó ismételt bevitelekor a véletlen elgépeléskor hibaüzenetet kapunk, és újból be kell vinni a jelszót.
          

Sikeres bevitel esetén a rendszer jelzi, hogy az új jelszó mentése megtörtént:



Értesítések alapinformációk

A rendszer használata közben kapunk üzeneteket, ezek több úton is elérhetőek.
A Menüsorban látható  (boríték) ikon jelzi az olvasatlan üzenetek számát, és rákattintva elérhető közvetlenül az Értesítések oldal:


Az olvasni kívánt üzenetre kattintva megjelennek az üzenet részletei:


Részletesebb leírást az értesítések kezeléséről a Súgó Profil menü – Értesítések menüpontjában találhat.

A beosztás módszere

Az a módszer, ami alapján egy csoporton belül a beosztások generálásra kerülhetnek, két féle lehet. Szabadság, valamint Ráérés alapú.

A Szabadság mód esetén bármikor beosztható egy dolgozó, ha nincs távollét felvéve hozzá, és megfelel az adott műszak a dolgozó beoszthatósági feltételeinek (óraszám, napszak, törvényi megfelelés). Távollét lehet Szabadság, Betegszabadság, Egyéb távollét, Szabadnap és Időszak.

A Ráérés mód esetén a munkatársak megadhatják, hogy mikor tudnak munkát végezni. A Csoportvezető ennek alapján meghatározhatja a műszakokat, majd a Beo rendszer legenerálja a beosztásokat. Ez jellemzően diákmunka, otthonról, vagy más okból időben rugalmasan végezhető tevékenységek, feladatok kontrollált ellátását teszi lehetővé.


A beosztás időszaka

Lehetőség van annak kiválasztására is, hogy havi, vagy heti beosztásokat generáltassunk a rendszerrel.

A beosztások módszerét és időszakát az új csoport felvételekor kell megadni.


A lehetőségek egyidejűleg is használhatók egy adott szervezeten belüli különböző csoportoknál. Szerkesztéssel nem változtatható meg sem az időszak, sem a módszer. A képen látható  (Szerkesztés) ikonnal a Csoportok szerkesztése oldalra jut. Ha így lépne erre az oldalra, figyelni kell arra, hogy nem biztos, hogy azt a csoportot szerkeszti, amibe belépett. Ha át akar lépni egy másik csoportba, azt a Profil menü – Csoportváltás menüvel elérhető ablakban teheti meg.



Munkarend

Az Általános (hétköznap/hétvége felosztású), vagy Folyamatos (munkaidőkeret) munkarend beállításának leírása a Súgó Karbantartás – Csoport szerkesztése fejezetében található.


Képességek

A Képességek a munkavégzéshez, beoszthatósághoz szükséges tudást, ismeretet, képességet jelenti, amit a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menüvel elérhető Képességek oldalon lehet a csoporthoz felvenni.

  



A csoporthoz meghatározott képességek a dolgozókhoz rendelhetők a Felhasználók oldalon, akár a  (Szerkesztés), vagy új Dolgozó felvitelekor.





Ezek a funkciók a beosztás generálásakor használható Varázslóban is elérhetők.


Dolgozók adatai

Fontos megjegyezni, hogy a Dolgozók nem csak a Képességek, hanem a fenti felületen látható más beállításoknak megfelelően is kerülhetnek beosztásra. Így a Dolgozó adatai résznél látható az egyéb, itt megadandó érték.



A mezők elnevezései magukért beszélnek, az értékeknél további információ (pl. „max.45 nap kiosztható szabadság”) látható. A rugalmas munkaidő azt jelenti, hogy más órahosszúságú műszakba is beosztható a Dolgozó. A Beoszthatóságnál bejelölt „Betanuló” esetén csak a Paramétereknél megadott „Betanuló” műszakba osztható be a Dolgozó.


Összefüggések

Ha a beosztások módjának a „Szabadság” módot választotta a csoport létrehozásakor, akkor az elterjedtebb munkanap/távollét munkaidő megközelítésnek megfelelő csoportot kezelheti. Ilyenkor, ha nincs távollét felvéve egy dolgozóhoz, és megfelel az adott műszak a dolgozó beoszthatósági feltételeinek (óraszám, napszak, törvényi megfelelés), akkor beosztható a feltételeknek megfelelő műszakba.

A vezetői kezdőlapon a Jóváhagyások widget mutatja az aktuális Távollét igénylések darabszámát.

A Távollét igénylések linkre kattintva akár azonnal, vagy a Beosztáskezelés menü - Távollétek oldalon bármikor menedzselhetők az igények. A generálás során – ennek elmaradása esetén – a rendszer figyelmeztetést küld.


A már generált beosztás időszakára is adható távollét, és ha a távollét idejére kieső dolgozót pótolni kell, akkor újra generáltatható a beosztás, vagy kézzel módosíthatók a meglevő beosztások a Generálási folyamat menü – Beosztások oldalon. Ebben az esetben nem szükséges a beosztás újra generálása, a rendszer alapértelmezetten megküldi a változtatásokat az érintett dolgozóknak. Kézi módosításra van még lehetőség a Beosztáskezelés menü – Beosztások óránként, vagy a Beosztáskezelés menü – Beosztások műszakonként oldalakon, illetve a Beosztáskezelés menü - Beosztások dolgozónként oldalon. Ez utóbbinál a többitől eltérőn akár közvetlenül átadható egy beosztás, vagy akár Piactérre dobható.
         

Ez utóbbi két lehetőség a Ráérés beosztás-mód esetén is rendelkezésünkre áll. Megadhatunk egy tágabb időintervallum műszak időt (pl. reggel 6 órától este 22 óráig), amibe tudjuk, hogy beleférnek a munkavállalóink munkára szánt időmennyisége, majd a rendszer „összefésüli” ezeket. Ebben az esetben nem a munkáltató határozza meg a konkrét munkavégzés idejét, hanem ő azt adja meg, hogy mikor lehet dolgozni, és a munkatársak adják meg, hogy mikor tudnak munkát végezni.

A Csoportvezetőnek is lehetősége van felvenni egyes Dolgozókhoz a ráéréseket, ha nem lehetséges, hogy a munkatársak vigyék fel az adatokat, vagy így állapodnak meg velük.


A Csoportvezető a ráéréseket ismerve felveheti a műszakokat, majd a Beo rendszer legenerálja a beosztásokat, melyek a vezető által megadott műszakok és a dolgozói ráérések által együttesen lefedett időszakaiban lesznek. A dolgozói felületen ezek a beosztások láthatók.

Egy csoport Havi/Heti munkarendje és Szabadságos/Ráéréses beosztás-módja a csoport létrehozásakor dől el, később ezt nem lehet megváltoztatni. Szükség esetén létre lehet hozni új csoportot, ahol a megfelelő időszak és beosztási mód kiválasztható, majd felvehetők a Felhasználók az új csoporthoz.

Új dolgozót és csoportvezetőt adhatunk a csoporthoz, vagy a rendszerbe már felvett felhasználót a csoporthoz rendelhetünk a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menü Felhasználók oldalon az Új dolgozó vagy az Új csoportvezető gombbal.
Csoportvezetőként több csoportban is lehet egy felhasználó, míg Dolgozóként egy bizonyos konkrét munkanapon vagy intervallumban csak egy csoportban szerepelhet. Ezért meglevő Dolgozó hozzárendelése csak akkor lehetséges, ha a kívánt időben Dolgozóként nem tagja más csoportnak. Erre a rendszer figyelmeztet:

Ilyen esetben az adott csoport vezetője tudja módosítani a Dolgozói szerepkör vége dátumot, és ezt követően már hozzárendelhető más csoporthoz a Dolgozó.

Ez a Karbantartás menü - Csoport szerkesztése menü Felhasználók oldalon a  (Szerkesztés) ablakban, vagy a  (Szerepkörök) művelet segítségével lehetséges.
A Szerkesztés esetén a Dolgozói szerepkör vége adatot kell beállítani a megfelelőre:

A Szerepkörök esetén a Dolgozói szerepkörnél bejelölve törölhető a csoportból a Dolgozó. Ha ugyanitt (vagy máshol) Csoportvezető is a Felhasználó, azt nem érinti ez a változtatás.



Gratulálunk, aki idáig eljutott, az komolyan veszi a beosztás-generálást.

Úgy véljük, hogy rövid pihenő után hasonló sikerrel vehető a következő rész is, melyben a beoszthatóság feltételeiről lesz szó.

A beoszthatóság feltételei

Egy Dolgozó csak akkor osztható be egy csoport műszakjaiba, ha megfelel a törvényi és a munkáltató által támasztott követelményeknek, illetve a saját maga által vállalt feltételeknek.
Néhányat átnéztünk a beosztás alapjainál, de a rendszerben konkrétan meg kell határozni bizonyos paramétereket és peremfeltételeket.
Ezek megadhatók a következő helyeken:

1. A Dolgozók adatainál, a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menüben, vagy a Kezdőlapon az Összes dolgozó widgeten a Dolgozók linkkel elérhető Felhasználók oldalon.
2. Szintén a Karbantartás menü - Csoport szerkesztése menüponton, azonban ezúttal a Paraméterek fülön.
3. A Generálási folyamat menü – Általános peremfeltételek oldalon.

1. Csoport szerkesztése - Felhasználók oldal:

A Felhasználók fülön a csoporthoz tartozó összes dolgozó megjelenik névsorrendben.
 
Az oldalon lehetőség van szűrésre Szerepkör, Teljes név és E-mail cím szerint is. A három lehetőség közül bármelyik kitöltése/kiválasztása után a Keresés gombra kattintva kilistázódnak a megfelelő adatok.

A Hozzáférés oszlopban több felirattal is találkozhatunk, a már felvett dolgozónk vagy csoportvezetőnk státuszához kapcsolódóan.
A dolgozók, valamint felvett csoportvezetők csak akkor tudnak belépni az alkalmazásba, ha megfelelő E-mail cím lett hozzájuk rendelve, amin keresztül egy meghívó értesítést kapnak a belépéshez. Amennyiben egy aktív érvényességgel rendelkező dolgozóhoz nem lett E-mail cím is csatolva, minden probléma nélkül szintén beosztásra kerül, első belépéskor pedig a beosztásokról ugyanúgy láthatóvá válnak az értesítések és pontos adatok.
Új dolgozók esetében a Hozzáférés oszlopban egy Inaktív felirat jelenik meg, mellette egy gombbal. A borítékra való kattintással kiküldhető egy E-mail, mellyel meghívható a dolgozó/csoportvezető a csoportba. Az Inaktív felirat Meghívottra változik. A boríték ikonra való újbóli kattintással ismét kiküldhető a meghívó E-mail. A Hozzáférés oszlop felirata ismét megváltozik miután a meghívott fél először belép, mivel ebben az esetben már a zöld Aktív felirat látható.

Mint a Képességeknél, új dolgozót, valamint csoportvezetőt is hozzá lehet adni a csoporthoz az Új dolgozó vagy Új csoportvezető gombra kattintással.
Új dolgozó felvételekor egy új oldalra érkezünk, ahol szükségessé válik Általános-, Csoport- és Dolgozói adatok megadása.
Példaként nézzük, egy Szabadság beosztás módszert használó csoportot:

Bizonyos adatokat a dolgozó felvételekor kötelező megadni (*) a felvétel sikerességéhez, mint például a Teljes név, Éves szabadság vagy Érvényesség kezdete, illetve vége. Egyes adatok azonban, mint például az E-mail cím vagy Beoszthatóság nem szükséges, a kezelhetőség könnyítésének érdekében azonban igenis hasznos.

• Egy csoportban nem rendelkezhet több, mint egy dolgozó ugyanazzal a Teljes név mezővel még akkor sem, ha a többi adat (például E-mail cím) más mindkét dolgozónál. Nagyrészt mindegyik oldalon csupán a dolgozó neve lesz látható, így több ugyanazon nevű személy felvételekor a beosztás összezavaró lehet egyes részelemek használatakor mind a csoportvezetők, mind a dolgozók számára. Amennyiben több ugyanolyan nevű dolgozóval rendelkezne, ajánljuk megkülönböztető rövid feliratok használatát a nevek mellett.  Ez a név pedig, amivel a csoportvezető felveszi a dolgozót, mindenki számára látható lesz.
• Amennyiben olyan E-mail címet venne fel, mely már megtalálható a rendszerben, nem fogja a rendszer engedni felvenni a dolgozót. Ebben az esetben a Hozzáadás listából gomb nyújthat megoldást, amelyről lentebb olvashat bővebb információt.
• Az Érvényesség kezdete és vége mező azt az időintervallumot jelenti, ami alatt a dolgozó beleszámít a generálásba. Amennyiben az érvényesség még, vagy már nem aktuális, a dolgozó nem osztható be műszakokba.
  Abban az esetben, ha a dolgozó érvényessége megváltoztatásra kerül és az időpont érinti a már legenerált időszakok bármelyikét, kérem generáljon újra, mivel csak abban az esetben lesz az újabb beosztás hű a legutóbbi változtatásokhoz!
• A Képességek közül egy dolgozóhoz akármennyi képesség hozzárendelhető, de nem kötelező egyet sem hozzáadni. Ez utóbbi esetében, ha a dolgozót képesség nélkül kívánja felvenni, a Mentés gomb megnyomásával egy figyelmeztető üzenetet kap, ahol a Rendben gombbal sikeresen lezárhatjuk a felvételt.

• A Dolgozói szerepkör különbsége az Érvényességhez képest az, hogy Dolgozói szerepkör esetén a dolgozó nem tűnik el a csoportból teljes mértékben, hanem a Hozzáadás listából gombbal később is bármikor felvehető marad. Ezen mezőknek az állítása az esetben javasolt, ha egyes beosztásokba nem kívánjuk az adott dolgozót felvenni generálással, azonban ez csak egy átmeneti igény. Szintén hasznos lehet, ha egy szervezeten belül több csoportban is dolgozik az adott személy.
• Éves szabadság megadásakor érdemes figyelembe venni, a Karbantartás menü, Csoport szerkesztése menüpont, Paraméterek fülön beállított maximális éves szabadság mennyiségét.
• Prioritás esetén megadható, hogy generálás során milyen fontossági sorrendben legyenek beosztva a dolgozók. Például 10-es prioritás akkor használandó, amikor úgy kívánjuk, hogy a dolgozó az elsők között legyen beosztva, míg 1-es esetén a dolgozó a maradék helyekre lesz beosztva, a kritériumokat továbbra is figyelembe véve. Bármilyen szám érték felvihető prioritásként, valamint azoknak nem feltétlen kell követniük egymást, ami azt jelenti, hogy 3 műszak esetén meg lehet adni például 2-es, 10-es és 22-es prioritást is.
• A Rugalmas munkaidő melletti doboz kipipálása esetén, a dolgozó olyan műszakba is beosztásra kerülhet, amely eltérő hosszúságú a megadott napi munkaórájától.

A Mentés gomb megnyomásával sikeresen felvehető az új dolgozó és ismét a Felhasználók fül válik láthatóvá.

Új csoportvezető felvételekor a kitöltendő mezőből némiképp kevesebb van, ezeknek mindegyikénél a dolgozó felvétele folyamatának megfelelően kell eljárni.

Új személy felvételekor, legyen az dolgozó vagy csoportvezető, a Hozzáadás listából opció is egy lehetőség. Innen akkor ajánlatos felvenni embereket, ha a szerepköri intervallum épp nincs érvényben, vagy egy szervezeten belüli másik csoportból adna hozzá a csoportjához dolgozót/csoportvezetőt.

Ezen az oldalon a Műveletek oszlopban található gombbal lehet hozzáadni embereket a csoporthoz.

Ebben az esetben a szerepkör átállítására van szükség, hogy a jelenlegi dátum az intervallumban benne legyen és olyan időszakra feleljen meg, hogy generáláskor a beosztás része lehessen.
A Mentés gomb megnyomásával sikeresen felvehető a dolgozó vagy csoportvezető és láthatóvá válik a Felhasználók fülön.

A felvehető dolgozók listájánál a Műveletek oszlopban szintén megtalálható egy (Szerkesztés), valamint (Törlés) gomb. A Szerkesztés gombbal szerkeszthetőek a személy Általános adatai csoportba való felvétel nélkül, Törléssel pedig megszűnik az egész szervezet számára. Ez utóbbit követően, ha újra kívánja beosztani a dolgozót vagy csoportvezetőt, az Új dolgozó vagy Új csoportvezető gombbal teheti ezt meg.


2. Csoport szerkesztése - Paraméterek oldal:

Példaként a Szabadság beosztási mód esetén megjelenő oldal:
Szabadság:

Ráérés:


A Távollét/Ráérés igénylés határidő az a nap, amit követően a rendszer már nem fogad el a Dolgozótól Távollét igénylést, vagy Ráérés bejegyzést. Erre azért van szükség, hogy a csoportvezető által indított beosztás-generálás alatt ne változzanak a beosztásra kiható adatok. Az elkészült beosztást később lehet módosítani, távollétet, ráérést felvenni csoportvezetői jogkörrel, illetve csere/átadás is végrehajtható.

A Éjszakai műszak-idő fontos lehet abban a tekintetben, hogy amennyiben egy műszak éjszakai, csak abban az esetben kerülnek beosztásra a dolgozók, ha a Beoszthatóságnál is ki van pipálva az "Éjszaka".

Szabadság módú csoport esetén beállíthatóak a dolgozó párok, a szabadság igénylések, valamint a hétvégék és munkaszüneti napok:

Az Éves maximális szabadság is beállítható ezen az oldalon. Természetesen dolgozónként beállítható különböző éves szabadság szám, azonban az itt beállított értéknél semmiképp sem lehet nagyobb.

Betanuló műszak-idő esetében azok a dolgozók, akiknek a Beoszthatóságnál ki van jelölve a "Betanuló" jellem, csak ezen időintervallum között kerülhetnek beosztásra.

Amikor a Dolgozó párok beosztása csak együtt lehetséges opció be van pipálva, a dolgozó párok, melyek az egyes dolgozók szerkesztésével állíthatóak be, csak együtt oszthatóak be bármilyen műszakba. Ez azt jelenti, hogy amennyiben például az egyik dolgozó távolléten van és ezért nem osztható be egy műszakba, annak a párja sem kerül beosztásra.
Párok beállításánál fontos, hogy amennyiben cak együtt-beosztás lehetséges a dolgozók Képességei, munkaórái, Beoszthatóságai, Preferált napszakja egységesen legyen beosztva, külön a dolgozó pár nem kerül beosztásra!

A „Hétvégék és munkaszüneti napok megadása szükséges” alapértelemezett bejelölése esetén a műszakokat két különböző műszak sablon („Hétköznapi” és „Hétvégi”) segítségével lehet meghatározni. Amennyiben ezt a jelölést kiveszi, akkor ezek helyett egy „Általános” műszak sablont használ a rendszer, amivel minden naptári napra egységesen készül beosztás. Emellett felvehetők még saját műszak sablonok, amiről bővebben a Súgó Generálási folyamat menü – Műszak sablonok, valamint a Karbantartás menü – Műszak sablon típusok részénél olvashat. A bejelölés ki/bekapcsolt állapota a később ismertetésre kerülő Beosztás-generáló Varázsló működését is befolyásolja. A bejelölés ismételt bekapcsolása esetén a rendszer figyelmeztet a hétvégék és munkaszüneti napok ellenőrzésére.



A Ráérés beosztás-módnál sem távollétet, sem hétköznapi/hétvégi műszak sablont nem lehet megadni, mert ennél a beosztási módnál a Dolgozók a ráérési idejüket adják meg. A Ráérés beosztás-módnál távollét igénylés helyett az adott napra nem ad meg ráérést a Dolgozó. Nem kerül megkülönböztetésre a hétvége sem, mert a hét minden napjára önálló, a többi nap műszakjaival nem összefüggésben létrehozott műszakot kell megadni. Ezért a Ráérés mód esetén nem használandó műszak sablon, hanem közvetlenül a műszakokat kell felvenni a rendszerbe. Ez a munkavégzés jellegétől függően lehet akár egy tág időintervallum, hogy a dolgozók különböző ráéréseinek megfeleljen. Ha például egy napon reggel 6 órától este 10 óráig ad meg műszakidőt, valószínű, hogy a ráérések ebbe az időintervallumba esnek.

A „Szünetek generálása szükséges” bejelölése esetén alapértelmezetten óránként 10 perc, a műszak elvégzése szempontjából optimálisan egyenletes elosztású munka-szüneteket generál a rendszer, ami a Kezdőlap „Most vannak szüneten” fejlécű widgetjében, illetve a Generálási folyamat menü – Szünetek menüvel elérhető oldalon a  (Részletek) ikonra kattintva idővonalon is megtekinthető:

Ezen a felületen bejelölhető a Szünetek részletes megjelenítése, és kilistázza az adott nap összes munkaszüneti időpontját:


A korábban említett műszak sablonok megadásánál a Generálási folyamat menü – Műszak sablonok menüpontjában az alapértelmezetten fél órás ebédszünet ki/bekapcsolható. Bekapcsolt állapotban az ebédszünet idejével megnő a munkaidő.


Fontos megjegyezni, hogy ezeket az adatokat törvényi megfelelés alapján állítottuk be, de megrendelői igény esetén megváltoztathatók, amennyiben a vállalkozás belső szabályzata ezt megkívánja.


3. Generálási folyamat – Általános peremfeltételek oldal:

Az időszak a csoport létrehozásakor megadott beosztás időszakának megfelelően hét vagy hónap.
A peremfeltételek megadása nagyon hasonló a különböző beosztási időszak (Havi/Heti) és beosztási mód (Szabadság/Ráérés) esetén. A fejlécben mindig a következő időszak látszik (év-hónap, vagy az év és a hét száma), ez megváltoztatható, ha másik időszakra akarunk tervezni, ennek kiválasztása pedig megmaad másik oldalra való átlépésnél is.


Amennyiben az adott időszakra még nem véglegesítette a peremfeltételeket, akkor ezt a rendszer jelzi és ha enélkül lépne tovább, hibaüzenetet kap a következő oldalon.



Amennyiben az adott időszakra még nem adott meg peremfeltételeket, akkor az előző időszak adatai, illetve a rendszer használatának megkezdésekor alapértelmezett értékek szerepelnek a beállításokban.

Az egyes részek a jobboldali csúszkával érhetők el. Ekkor láthatóak az alapbeállítások, melyek megváltoztathatók. A peremfeltételek áttekintésekor láthatjuk, hogy ezeket várhatóan csak valamilyen törvényi vagy vállalati belső elvárás miatt kell megváltoztatni, ezért úgy terveztük a rendszert, hogy amennyiben nincs változási követelmény, akkor elég a Véglegesítés gombbal az adott időszakra érvényesíteni a már meglevő beállításokat.
Az egyes részbeállítások részletes magyarázata megtalálható a Súgó Generálási folyamat menü – Általános peremfeltételek menüpontjában.

Fontos, hogy a módosítások elvégzését követően a Véglegesítés gombra való kattintás elmulasztása során az alkalmazás a következő ponton addig nem fogja engedni a szerkesztést, amíg az előtte lévő változtatások frissítve nem lettek.

Most nézzük végig egyenként a részeket, egy rövid pihenő után, a következő szakaszban, azaz a Peremfeltételek részletes leírásában.

Az előző – Beoszthatóság - részben már írtunk az oldalról, most nézzük részletesebben a lehetőségeket a Generálási folyamat menü – Általános peremfeltételek oldalól.
A havi vagy heti beosztási időszak miatt a felület felső részén látható választó változik az időszaknak (heti/havi) megfelelően.
A beosztás módja (Szabadság/Ráérés) is csak annyi különbséget jelent, hogy a Ráérés esetén nincs „Távollétek” rész.
Szabadság mód esetén:


Ráérés mód esetén:



Munkaidő

Ha elhúzzuk a Munkaidő melletti csúszkát, akkor láthatóak a beállítási lehetőségek.


A mezők elnevezéseire mutatva további értelmezések láthatók.
Az egyes adatok közötti összefüggéseket figyelembe véve módosíthatók az alapértelmezett értékek. Például egy napi 8 óra maximális munkaóra és 5 maximális munkanap mellett a heti maximális 40 munkaórát alacsonyabbra véve nem lehetséges a teljes munkanap-munkaóra kihasználása.
Az adott időszak is befolyásolhatja a megadható értékeket: ha egy hónapban 22 munkanap van, akkor a 168 óra helyett magasabb értéket érdemes beállítani.


Pihenőidő


A pihenő időt törvény szabályozza, amitől el lehet térni a dolgozó javára. A fenti példában a két beosztás közötti minimális óraszám értékét 12-re módosítottuk. A heti két összefüggő pihenőnap a folyamatos munkarend esetén lehet fontos.


Éjszakai műszak


Az éjszakai műszakok feltételeit is módosíthatjuk, ha olyan jellegű megállapodás van a cég és a dolgozók között. Ezek az értékek a csoport minden tagjára vonatkoznak. Ha egy vagy több dolgozóval speciális megállapodás van érvényben, akkor érdemes lehet külön csoportban és műszakban generálni részükre beosztásokat.


Csere


A javasolt beállítások megfelelő kontrollt, ugyanakkor kellő rugalmasságot biztosítanak.


Távollét


Ez a lehetőség a Szabadság beosztás-mód esetén jelenik meg. Amennyiben kikapcsolja az elfogadási kontrollt, a rendszer a távollét-igényléseket azonnal elfogadottnak tekinti és figyelembe veszi a beosztások generálásánál. Ezek a távollétigények nem jelennek meg a csoportvezetői Kezdőlapon a Jóváhagyások widgetben, de a Beosztáskezelés - Távollétek menüvel megtekinthetjük, és akár vissza is vonhatjuk, vagy újat felvehetünk.


Műszak


Megadható, hogy az adott napon az első műszak hány órakor kezdődik, és az adott napi utolsó műszak hány órakor végződik. Ez utóbbi túlnyúlhat az éjfélen, ekkor a számláló maximális értéke 36 lehet, vagyis az adott napot követő nap délig állítható be. Jellemző eset egy 3 műszakos munkarend, ahol az utolsó műszak este 22:00-kor kezdődik, és másnap reggel 6:00-ig tart, amit a 30-as érték (24+6) jelent.


A beállítások elvégzésekor a kilépés, vagy tovább lépés előtt szükséges az értékek elmentése a Véglegesítés gombbal.


A végére értünk azoknak az információknak, amely nélkül nehezen készíthető el a beosztás.
Még egy gyors áttekintést nézzünk meg a folyamatról egy rövid pihenő után a „Hogyan készül a beosztás?” című fejezetben.

 

A beosztás-generálás a dolgozókat az előzetesen megtervezett műszakokba osztja. A Ráérés mód esetén közvetlenül kell létrehozni a napi műszakokat. A Szabadság mód esetén megadhat hétköznapi/hétvégi műszak sablon adatokat, vagy létrehozhat saját műszak sablon típust. Ezeket a műveleteket a Generálási folyamat során, illetve a Karbantartás menü - Műszak sablon típusok menüben hajthatja végre. A műszak sablon létrehozásakor vagy a műszakok megadásakor lehetőség van arra, hogy kiválassza, mely képességre van szükség a feladatok elvégzéséhez. Így a rendszer olyan a dolgozót fog beosztani a műszakba, aki rendelkezik a megfelelő képességgel.
A fenti feladatok a Műszak és beosztás Varázsló segítségével is elvégezhetők.

A beosztások elkészítésének tevékenységei, összefüggései:

1. Alapadatok

   1. munkahely-specifikus adatok megadása (munkarend, munkanapok, cégspecifikus adatok, csoportadatok) à paraméterek, képességek, általános peremfeltételek kezdeti adatainak felvitele, változások nyomon követése.

   2. dolgozók adatai megadása, módosítása (személyes és munkavégzési infók) à a dolgozó belépéskor, csoporthoz rendeléskor, változáskor

 

2. Változó adatok

   1. távollétek kezelése (igénylés/jóváhagyás: I/N) à dolgozók és/vagy csoportvezetők által lehetséges

   2. ráérés rögzítése à dolgozók és/vagy csoportvezetők által lehetséges, rendszeres művelet „Ráérés” mód esetén

   3. Szabadság mód eseténműszak-sablon készítés, műszak generálás  à heti/havi gyakorisággal, illetve használható az előző

   4. Ráérés esetén műszakok megadása à heti/havi gyakorisággal, illetve használható az előző

 

3. Beosztás egyéb adatai megadása és a generálás

   1. szünetek generálása

   2. publikálásà heti/havi gyakorisággal

 

4. Publikálás utáni lehetőségek

   1. a piactéren (csere/felajánlás/elfogadás/elutasítás) használata a dolgozó/csoportvezető jogosultságnak megfelelően

   2. a menürendszer Beosztáskezelés almenüi segítségével módosítható a már publikált beosztás, amiről az érintettek értesítést kapnak

A Beo rendszer konkrét használatát a Kezdőlap és a Menüpontok, azaz a funkciók leírása segíti a továbbiakban a Súgóban.

A rendszerhasználat megkezdésekor először ellenőrizni kell a távolléteket, a Kezdőlapon a Távollétek widgetben, vagy a Beosztás menü - Távollétek menüvel elérhető funkcionális oldalon.
            

Amennyiben nincs feltöltve, akkor fel kell venni a távolléteket a Kezdőlapon látható Határidő widget határidőig:


A távolléteket a későbbiekben folyamatosan fel kell venni, azaz igényelni kell, amit a vezetőnek jóvá kell hagynia. A rendszer csak a jóváhagyott távolléteket veszi figyelembe a beosztások generálásakor.

Vezetői jogosultsággal beállítható, hogy jóváhagyás nélkül is azonnal érvényes legyen az igényelt távollét, de az igénylési határidőt a rendszer akkor is figyelembe veszi, azon túl nem kezdeményezhető igénylés. Ilyen esetben a vezető dönthet úgy, hogy engedélyezi a határidőn túl kért távollétet, de azt neki kell jelezni, és ő viheti fel a rendszerbe, egyúttal ellenőrizve és kijavítva a változás miatt a beosztásokat.

A vezető is fel tudja venni a Dolgozó távolléteit a rendszerbe, ha a Dolgozó valamiért nem tudja megoldani, vagy esetleg így állapodtak meg.
 

Amennyiben a csoport ráérés beosztási móddal rendelkezik, a rendszer akkor tud beosztást készíteni, ha megadjuk, hogy mikor tudunk munkát végezni. Ennek alapján lehet véglegesíteni a műszakokat, és készülhet el a beosztás.

Attól függően, hogy heti, vagy havi gyakorisággal határozzák meg a beosztásokat, a következő időszakra előre meg kell adni az összes lehetséges ráérést.

A ráéréseink időintervallumait a Beosztás - Ráérések oldalon tudjuk megadni, ahol a beállításokról további információk szintén itt találhatóak.



A beosztások elkészítése akkor is lehetséges, ha nem minden dolgozó adta meg a „ráérés” adatait, azonban azok a dolgozók akik nem adtak meg ráérést nem is kerülnek beosztásra semmilyen műszakba.

Heti:



Havi:



A ráéréseket érdemes előre megadni, mert így elkerülhető, hogy az időszak végére még nem adtunk meg ráérést, és megtörténik a beosztások generálása. Ilyen esetben azonnal jelezni kell a vezetőnek, hogy fel lehessen venni a lemaradt ráérést, és újra generálja a beosztásokat.

A vezető is fel tudja venni a Dolgozó ráéréseit a rendszerbe, ha a Dolgozó valamiért nem tudja megoldani, vagy esetleg így állapodtak meg.
 

A Beo rendszer lényege, hogy a dolgozók mindig friss információval rendelkezzenek a napi beosztásról. Ezért a Kezdőlap központi helyén, illetve, ha mobilon nézi, akkor az oldal tetején a munkaidő, azaz az aktuális időszak beosztásai láthatók a Beosztás widgeten.



További időszakok beosztása lekérdezhetők a Beosztás menü - Beosztások oldalon, mely a Beosztás widgeten látható Tovább gombra kattintva is elérhető.

A Beosztás menü - Beosztások menüvel elérhető oldalon bármely jövőbeni beosztás a Piactérre dobható.


A  (piactérre dobás) művelet hatására megnyíló ablakban megjegyzést írhat a kívánt cseréhez, vagy megírható, hogy cserélni, vagy átadni akarja-e a műszakot.



A Piactérre dobás gombra kattintva megjelenik a beosztás a Piactéren.
Fontos, hogy a saját beosztását a Beosztás menü - Beosztások oldalon kezelheti, míg a mások által a Piactérre dobott beosztásokat a Kezdőlapon a Piactér widgeten láthatja. Emellett a Beosztás menü - Piactér menü használatával is elérhető és kezelhető, azaz kezdeményezhető átvétel, vagy cserére felajánlható másik beosztás.

Erről bővebb információ a Beosztás menü - Beosztások, illetve a Beosztás menü - Piactér oldal leírásában található.

Ahogy a Súgó Alapok részében is olvasható, a rendszer Értesítést küld a változásokról, és a Csoportvezetőnek is lehetősége van információt megosztani ezen a felületen, amiről szintén az Értesítések használatával lehet tájékozódni, ezért a napi munka során is törekedni kell arra, hogy ne legyen olvasatlan értesítést jelző szám a  (boríték) ikonnál.

Köszönjük a figyelmet, most már megkezdhető a Beo rendszer használata.

A részletesebb widget és menü információk és a funkciók kezelési leírása a Súgó további részében találhatók.

 

A Kezdőlap bármikor elérhető a munka során a  ikon segítségével. Amennyiben Dolgozó szerepkör is tartozik a Csoportvezetőhöz, akkor mindkét szerepkör menüpontjai láthatók, de a Kezdőlap csak az egyik szerepkörnek megfelelően jelenik meg. Ezt az alább választóval lehet vezérelni:

Így, amikor a Kezdőlap ikonja mellett látható a legördülő menüt jelző nyíl (), akkor ki kell választani azt, amelyiket látni szeretnénk. A Dolgozó szerepkör Kezdőlap leírása a Súgóban a Dolgozó résznél található.
A Kezdőlapon a felső sorban láthatók a menük, melyekkel a rendszer funkciói elérhetők. A Kezdőlapra kivezetésre kerültek a munka kezdésekor legfontosabb információk, és néhány –kék betűszínnel megkülönböztetett– funkció is elérhető közvetlen az adott widgetből. Ezek közül a legjelentősebb az új fejlesztésű Varázsló, mely egyszerűsíti és lerövidíti a Generálási folyamat megvalósítását.
A widgetek tartalma a Súgóban a Widgetek menüpontnál érhető el.

A widgetek elrendezése változhat a megjelenítendő tartalom-mennyiség és a megjelenítési ablak-méretétől függően. A megjelenített widgetek igazodnak a beosztás időszakához (Heti/Havi) és a módjához (Szabadság/Ráérés).

Havi időszak – Szabadság mód


Heti időszak – Szabadság mód


Havi időszak – Ráérés mód


Heti időszak – Ráérés mód

A Kezdőlap bármikor elérhető a munka során a  ikon segítségével.
A Kezdőlapon a felső sorban láthatók a menük, melyekkel a rendszer funkciói elérhetők.
A Kezdőlap felülete olyan widget ablakokat tartalmaz, melyek a munka kezdésekor legfontosabb információkat mutatják.
Néhány widget ablak jobb felső sarkában látható kék betűszínnel megkülönböztetett funkció közvetlenül is elérhető, ha rákattintunk. Ekkor a megfelelő oldalra kerülünk, ahova egyébként a menürendszert használva is belépnénk.
A Kezdőlap belső tartalma:
Értesítések, Határidő, Távollétek, Havi beosztás, Mai műszakok, Szünetek (opcionális) és Piactér widgetek, melyek leírása külön megtalálható a Súgóban.


 

A Kezdőlap bármikor elérhető a munka során a  ikon segítségével.
A Kezdőlapon a felső sorban láthatók a menük, melyekkel a rendszer funkciói elérhetők.
A Kezdőlap felülete olyan widget ablakokat tartalmaz, melyek a munka kezdésekor legfontosabb információkat mutatják.
Néhány widget ablak jobb felső sarkában látható kék betűszínnel megkülönböztetett funkció közvetlenül is elérhető, ha rákattintunk. Ekkor a megfelelő oldalra kerülünk, ahova egyébként a menürendszert használva is belépnénk.
A Kezdőlap belső tartalma:
Értesítések, Határidő, Havi beosztás, Mai műszakok, Szünetek (opcionális) és Piactér widgetek, melyek leírása külön megtalálható a Súgóban.

A Kezdőlap bármikor elérhető a munka során a  ikon segítségével.
A Kezdőlapon a felső sorban láthatók a menük, melyekkel a rendszer funkciói elérhetők.
A Kezdőlap felülete olyan widget ablakokat tartalmaz, melyek a munka kezdésekor legfontosabb információkat mutatják.
Néhány widget ablak jobb felső sarkában látható kék betűszínnel megkülönböztetett funkció közvetlenül is elérhető, ha rákattintunk. Ekkor a megfelelő oldalra kerülünk, ahova egyébként a menürendszert használva is belépnénk.
A Kezdőlap belső tartalma:
Értesítések, Határidő, Távollétek, Heti beosztás, Mai műszakok, Szünetek (opcionális) és Piactér widgetek, melyek leírása külön megtalálható a Súgóban.


 

A Kezdőlap bármikor elérhető a munka során a  ikon segítségével.
A Kezdőlapon a felső sorban láthatók a menük, melyekkel a rendszer funkciói elérhetők.
A Kezdőlap felülete olyan widget ablakokat tartalmaz, melyek a munka kezdésekor legfontosabb információkat mutatják.
Néhány widget ablak jobb felső sarkában látható kék betűszínnel megkülönböztetett funkció közvetlenül is elérhető, ha rákattintunk. Ekkor a megfelelő oldalra kerülünk, ahova egyébként a menürendszert használva is belépnénk.
A Kezdőlap belső tartalma:
Értesítések, Határidő, Heti beosztás, Mai műszakok, Szünetek (opcionális) és Piactér widgetek, melyek leírása külön megtalálható a Súgóban.

Megjelennek a még nem megnyitott üzenetek.

Az üzenet részletei az üzenet sorára kattintva láthatók, ahol akár törölhető is az üzenet.


Az üzenet a törlés megerősítés után már nem lesz elérhető.

Az összes üzenet -a törölt üzenetek kivételével- elérhető a Profil menü – Értesítések menüpontban, vagy a menüsorban a  (boríték) ikon segítségével.

Az ablakban a dolgozói igénylések darabszáma látható. A szövegrészre kattintva közvetlenül elérhető a jóváhagyási felület, mely a beosztás módszerétől függően eltérhet.


Szabadság

A Távollét-igénylések száma azt határozza meg, hogy hány dolgozó távollét igénye vár elfogadásra a csoportvezetőtől. Az erre való kattintás a Beosztáskezelés menü - Távollétek oldalára navigál, míg a Dolgozók által kezdeményezett beosztás-cserék, ami a csere és átvételi igényeket számolja, a Beosztáskezelés menü - Cserék és átvételek oldalára visz.


Ráérés

A Dolgozók által kezdeményezett beosztás-cserék, mely a dolgozók igényeit jeleníti meg egy másik műszak átvételére vagy cseréjére, rákattintással a Beosztáskezelés-Cserék és átvételek menü oldalára visz.

Ebben az ablakban látható, hogy a dolgozók – a beosztás módjától függően – Távollét igény megadásra meddig jogosultak. Ezt a határidőt követően már csak csoportvezetői jogosultsággal lehet a munkaidőt érintő adatokon változtatni.

Ebben az ablakban látható a ráérés megadásának határideje. Ezt a határidőt követően már csak csoportvezetői jogosultsággal lehet a munkaidőt érintő adatokon változtatni.

Az ablak a következő időszak beosztásainak tervezéséhez és publikálásához szükséges lépéseinek végrehajtási állapotát mutatja: zöld színnel a már elvégzettek, narancsszínnel a még hátralevő feladatok láthatók. A végrehajtani kívánt funkció szövegére kattintva a rendszer a generálási lépés oldalára navigál.

Szabadság


Ráérés
Az ablakban látható Varázsló linkre kattintva elindítható a generálási folyamatot lépésenként támogató Varázsló. Ez egy belső aloldalakból álló folyamat, amely bármikor megszakítható az ablak lezárásával (). A folyamat megegyezik a Generálási folyamat menü – Műszak és beosztás varázsló menüpontban leírtakkal.

„Egygombos” beosztás generálás
Amennyiben volt az előző időszakra publikált beosztás, akkor akár „egygombos” megoldással is az előző beállításoknak megfelelően generálható és publikálható az új időszakra a teljes beosztás.

A Beosztások generálása előző generálás alapján gombra kattintva a rendszer automatikusan létrehozza a szükséges műszakokat és beosztásokat.

Jelzést kapunk a lépések végrehajtásáról:

És már meg is jelenik az összefoglaló oldal:

Ekkor a rendszer pontosan annak megfelelő állapotban van, mintha végigment volna az összes lépésen, és a teendő is megegyezik a Varázsló leírása utolsó lépésében - Generálás összefoglalója - leírtakkal. Javasoljuk a teljes folyamat leírásának elolvasását, hogy magabiztosan lehessen a szükséges lépéseket elvégezni.

Amennyiben nem volt az előző időszakra publikált beosztás, vagy szeretnénk módosítani az előző beállítások valamelyikén, akkor végig kell mennünk az egyes lépéseken.


Havi beosztás időszak


Heti beosztás időszak



Amennyiben már van közzétett beosztás az adott időszakra, a rendszer figyelmeztet, hogy ezek felülírásra kerülnek.

Az Összes dolgozó résznél felsorolva látható a csoportba felvett összes dolgozó.
A jobb oldalt megjelenő Műszak oszlopban találhatóak meg, a mai napra vonatkozó műszakok. Amelyik dolgozó mellett nem található műszak, a jelenlegi napra nem rendelkezik beosztással. Természetesen lehetséges az is, hogy egy dolgozó az adott napra valamilyen típusú távolléttel rendelkezik. Ebben az esetben a távollét fajtája is kiírásra kerül.
Az aktuális napra vonatkozó kimutatás részletesebb formája megtalálható a Kimutatások menü - Mai műszakok dolgozói menüpont alatt.
A Dolgozók gombra kattintva megjelenik a Karbantartás-Csoport szerkesztése menüpont Felhasználók füle, ahol szerkeszthetőek, törölhetőek, valamint felvehetőek a dolgozók és csoportvezetők.

Itt megtekinthető, hogy az aktuális időpontra kik lettek beosztva műszakba. Akár szüneten vannak, akár dolgoznak, a felsorolásban megjelennek.
Kimutatásként megtekintheti ezt a felsorolást a Kimutatások-Mai műszakok dolgozói menüpont alatt.

Azok a dolgozók, akik a megtekintés időpontjában szüneten vannak, legyen az rövidszünet vagy ebédszünet, megjelennek a szünet időintervallumával együtt.

Az ablak felső részében láthatók az adott évre felvett távollétek darabszáma. Alul a lapozható naptárban látszanak az igénylések és a jóváhagyott napok a színkódoknak megfelelően.


Az ablak jobb felső sarkában látható Módosít hatására a rendszer a Beosztás menü - Távollétek menüponttal is elérhető felületre navigál, ahol lehetőség van új távollét rögzítésére, illetve felvett törlésre.

Ez a widget megjeleníti az aktuális időszakra publikált beosztásokat. Amennyiben csak a következő időszakra készült beosztás, annak az időszaknak a leírása jelenik meg.

Az ablak jobb felső sarkában látható Tovább gomb hatására megjelenik a Beosztás menü - Beosztások menüponttal is elérhető felület, ahol a beosztások nem csak megtekinthetők, hanem kezdeményezhető egy beosztás cseréje, vagy átadása, azaz piactérre dobható, vagy a piactérre dobás visszavonható.

Ha az aktuális időszak heti, akkor egy hét, havi esetén pedig egy hónap beosztásai láthatók.

Heti
  

Havi
 

Láthatók a mai műszakok, amelyekbe a dolgozó beosztásra került.

Amennyiben terveznek rövid munkaközi szüneteket és ebédszünetet, akkor ebben az ablakban megtekinthető. Abban az esetben, ha a szünetek generálása nem jellemzi az adott csoportot, ez a widget nem jelenik meg.

Megjelennek csoportvezető, vagy a csoport más dolgozója által az aktuális időszakra vonatkozó piactérre dobott, tehát átadni vagy elcserélni kívánt beosztások, amelyekre átvételi lehetőség van. A Tovább gomb a Beosztás menü – Piactér menüvel azonos oldalra navigál, ahol megadható a lekérdezés időszaka, vagy akár egy bizonyos nap is lekérdezhető.
A kívánt beosztásra Átvétel (ha engedélyezett), vagy Csere lehetőség van. Érdemes átnavigálni, mert lehet, hogy van olyan beosztás a piactéren, amire csere kezdeményezhető még akkor is, ha plusz műszakként átvenni nem lehetséges. Ilyen esetben a „Piactér” oldalon csak a csere  ikon látszik a Műveleteknél, és arra kattintva megjelenik egy ablak, ahol a rendszer megmutatja azt a beosztást, ami felajánlható cserébe. A továbbiak a Beosztás menü – Piactér súgójában olvashatók.

Itt láthatók az adott évre felvett távollétek darabszáma, és a < és > nyilakkal lapozható naptárban látszanak az igénylések és a jóváhagyott napok a színkódoknak megfelelően.



Lehetőség van az igénylés(ek) törlésre, és új nap(ok) igénylésére.

Távollét-igénylés törlése:
Távollét törlésére a Törlés gombbal nyílik lehetőség. Ezt követően a felugró ablakból kiválasztható a törlendő távollét, melyet az -re való nyomással meg is erősíthet.


Új távollét-igénylés felvétele:



Törvényi előírás, hogy mikorra kell elkészíteni a beosztásokat. Távollét igénylése csak a beállított határidőig lehetséges, mely alól kivételt képez a betegszabadság.
A naptárban kiszürkítve látszanak azok a napok, amire már nem lehet igénylést felvenni.

Szabadságot a következő beosztási időszakra lehet igényelni a szabadság-igénylési határidőig, utána már csak a következő utáni időszakra.
Betegszabadság bejelölhető akár aznapra is.
Egyéb távollét esetén a távollétek száma ugyanúgy emelkedik az adott egyéb távollétek számával. Egyedi eseteknél ajánlott használata.
A Szabadnap jelentős különbsége, hogy a fentiekkel ellentétben ez csak egy jelzésértékű igény. A szabadnapok nem jelennek meg az éves hivatalos távollétek részeként, csupán a beosztás szempontjából rendelkeznek fontos jelentéssel.
Időszak felvétele abban az esetben ajánlott, ha csak pár órás kimaradásról lenne szó, vagy a szabadnaphoz hasonlóan jelzésértékű igényt vennénk fel. 

Vezetői jogosultsággal fel lehet venni távollétet ezekre az időszakokra is, módosítva a már elkészült beosztásokat.

Ezen az oldalon megtekinthetők az adott időszakban lévő műszakok, melyek megfelelnek a paramétereknek, ami az ugyanazon napra való saját ráérésekkel is összevethető.
Fontos megjegyezni, hogy amennyiben a Ráérések oszlopban található saját ráéréseknek köszönhetően az adott műszakba a dolgozó beoztásra kerülhetne, még nem azt jelenti, hogy beosztásra is kerül! A végleges Beosztások a Beosztás menü - Beosztások menüpontban tekinthetők meg.

Megtekinthetők és kezelhetők a saját beosztások. Megadható, hogy melyik időszakot akarja listázni. Lehetségesek az alábbi műveletek:
- Piactérre dob (saját beosztás cserére/átvételre felajánlása)
- Visszavonás (saját beosztás visszavonása a piactérről).
- Elfogadás (saját beosztásra érkezett felajánlások kezelése), ekkor megjelenik, hogy a felajánlás átvétel vagy csere, és ha csere, akkor a cserébe kínált beosztás(ok) időpontja is látható lesz. Az elfogadás a  ikonnal lehetséges. Ha nem kapott elfogadható felajánlást, nincs teendőnk, vagy visszalépve a Beosztások oldalon visszavonható a piactérre dobott beosztást, és akár újból, részletesebb megjegyzéssel újra piactérre dobható.
- Export (egy excel fájlba kiírja az adatokat)

A csoportvezető vagy a csoport más dolgozója által a Piactérre dobott és átvehető beosztások láthatók. A kiválasztott beosztásra a  ikonnal igényelhető csere vagy a   ikonnal átvétel. Csak az az ikon jelenik meg az adott beosztásnál, amelyik műveletre lehetőség van.
Az átvétel ikonra kattintás után megnyíló ablakban meg kell erősíteni az átvétel igénylését, melyet követően a Piactér megfelelő sorában az „Átvételed elfogadásra vár” látszik a státuszként. A csere ikonra kattintás után megnyíló ablakban a cserélhető műszakok jelennek meg, ahol a felkínálható csere sorában látható   ikonra kattintva jelezhető a rendszernek és a kezdeményezőnek a csere felajánlása. Ekkor a Beosztások oldalon a cserébe felajánlott beosztás és a Piactér és megfelelő sorában a „Cseréd elfogadásra vár” látszik a státuszként.
A felajánlást vissza lehet vonni a   ikonra kattintás után megjelenő megerősítő ablakban.

Aki az eredetileg a piactérre bedobott beosztására csere vagy átvétel felajánlást kap, a saját felületén a Beosztás menü – Beosztások oldalon a piactérre dobott beosztás sorában megjelenő „Felajánlás érkezett” státuszból tudja meg, hogy egy vagy több csere vagy átvétel felajánlást kapott. Ekkor még lehetősége van a csere/átadás folyamatot megszakítani. Ha elfogadja valamelyik felajánlást, akkor a piactérre dobott beosztás eltűnik a piactérről, csak az eredetileg a beosztását a piactérre bedobónál látszik a Piactér státusz oszlopban, hogy „Jóváhagyásra vár”, amennyiben a rendszerben be van kapcsolva a csoportvezetői jóváhagyás funkció. Ha nincs bekapcsolva a jóváhagyási kötelezettség, akkor a Csere/Átvétel azonnal teljesül a felajánlás elfogadásával. Amíg a „Jóváhagyásra vár” státuszban van a Csere/Átvétel, addig a nála látható   ikonra kattintva visszavonhatja a piactérről a beosztását, ezzel megszakítva Csere/Átvétel műveletet. A csere/átvétel jóváhagyása esetén mindkét Dolgozó üzenetet kap a rendszertől, és azonnal frissül a beosztásuk. Ha a csoportvezető elutasítja a Csere/Átvétel igényt, akkor az a továbbiakban nem látszik a Piactéren, és az eredeti beosztások maradnak érvényben. Erről is mindkét dolgozó „Csere/átvétel igénylése elutasításra került.” üzenetet kap.

Ezen az oldalon a dolgozó a saját, már legenerált és publikált, beosztásáról láthat egy kimutatást egyes időszakokra vonatkoztatva.

Abban az esetben, ha nem az alapértelmezetten megjelenő időszakra szűrne, a Havi, Heti, illetve Egyéni nézet lehetőséget nyújt különböző intervallumok használatára az átláthatóság érdekében. Bármelyik nézet választása után megadható pontosan melyik időszakot kívánja látni, ezt követően pedig a Keresés gombbal választható majd ki, melyik dolgozó adatai jelenjenek meg.


Az első oszlop, melynek neve ∑ az adott napra megkapott műszakok óraszámát írja ki, függetlenül attól, hogy mettől-meddig tart.
Azok az oszlopok, melyek egy bizonyos időintervallumra hivatkoznak órában megadva (ld. 08:00 – 12:00) a délelőtti, délutáni és éjszakai műszakok.

A jobb oldalon megtekinthető oszlopdiagrammok szemléltetik a munkaórák számát az adott időszakra nézve.

Az Export gomb megnyomásával, az oldalon szereplő adatok letöltődnek a számítógépre Excel formátumban, így később is megtekintheti azokat.

Ebben a menüpontban megtekinthetők azok a cserék és átvételek, melyeket az azonos csoportban lévő dolgozók a Piactérre dobtak. Ezekre mind lehetséges az átvételi- vagy csereigény

Abban az esetben, ha nem az alapértelmezetten megjelenő időszakra szűrnénk, a Havi, Heti, illetve Egyéni nézet lehetőséget nyújt különböző intervallumok használatára az átláthatóság érdekében. Bármelyik nézet választása után megadható pontosan melyik időszakot kívánjuk látni, ez követően pedig a Keresés gombbal jelennek majd meg az adatok.
A Dátum oszlopban az az év-hónap-nap jelenik meg, amikor a cserék a piactérre lettek dobva.
A Típus oszlopban látható, hogy cseréről vagy átvételről beszélünk-e.
Csere esetén a felajánló dolgozóhoz tartozó felajánlott műszakért cserébe a cserélő dolgozó felajánl egy műszakot a saját beosztásai közül (átvett/cserélt műszak) és a csere lefolyását követően, mindketten a másik műszakját tudhatják a sajátjuknak.
Átvétel lefolyásakor szintén a felajánló dolgozó által felajánlott műszak lett a Piactérre bedobva, amire pedig valaki átvételi igénnyel jelentkezett. Miután a felajánló dolgozó elfogadta az átvevő/cserélő dolgozó átvételi igényét és ez el is lett fogadva, az átvett/cserélt műszak oszlop üres marad az adott sorban.

Az Export gomb megnyomásával, az oldalon szereplő adatok letöltődnek a számítógépre Excel formátumban, így később is megtekintheti azokat.

Amennyiben nincsenek megjelenítendő adatok a kiválasztott időszakra vonatkozóan, egy sárga üzenet jelzése válik láthatóvá.

A csoport szerkesztése oldalon, létrehozott csoportja jellemzői, paraméterei, valamint beosztásaihoz szükséges módosításait végezheti el.

A menüsáv alatt legfelül található egy leírás csoportjáról, ismertetve a csoport nevét, beosztási időszakát és módszerét. A csoport neve, melyet mind a csoportvezető, mind a dolgozók látnak, szerkeszthető a név melletti [kép ikon] (szerkesztés) gombbal. Ennek során egy kisebb ablak válik láthatóvá.

A név átállítása során a Csoport neve felirat mellett található dobozba írandó a csoport új neve, majd a Mentés gombbal, megőrizhető az átállítás.

A lent megtalálható kép bal felső sarkában is látható a Csoport szerkesztése oldal három legfontosabb füle. A Paraméterek, Képességek és Felhasználók.


Paraméterek

Példaként a Szabadság beosztási mód esetén megjelenő oldal:
Szabadság:

Ráérés:


A Távollét/Ráérés igénylés határidő az a nap, amit követően a rendszer már nem fogad el a Dolgozótól Távollét igénylést, vagy Ráérés bejegyzést. Erre azért van szükség, hogy a csoportvezető által indított beosztás-generálás alatt ne változzanak a beosztásra kiható adatok. Az elkészült beosztást később lehet módosítani, távollétet, ráérést felvenni csoportvezetői jogkörrel, illetve csere/átadás is végrehajtható.

A Éjszakai műszak-idő fontos lehet abban a tekintetben, hogy amennyiben egy műszak éjszakai, csak abban az esetben kerülnek beosztásra a dolgozók, ha a Beoszthatóságnál is ki van pipálva az "Éjszaka".

Szabadság módú csoport esetén beállíthatóak a dolgozó párok, a szabadság igénylések, valamint a hétvégék és munkaszüneti napok:

Az Éves maximális szabadság is beállítható ezen az oldalon. Természetesen dolgozónként beállítható különböző éves szabadság szám, azonban az itt beállított értéknél semmiképp sem lehet nagyobb.

Betanuló műszak-idő esetében azok a dolgozók, akiknek a Beoszthatóságnál ki van jelölve a "Betanuló" jellem, csak ezen időintervallum között kerülhetnek beosztásra.

Amikor a Dolgozó párok beosztása csak együtt lehetséges opció be van pipálva, a dolgozó párok, melyek az egyes dolgozók szerkesztésével állíthatóak be, csak együtt oszthatóak be bármilyen műszakba. Ez azt jelenti, hogy amennyiben például az egyik dolgozó távolléten van és ezért nem osztható be egy műszakba, annak a párja sem kerül beosztásra.
Párok beállításánál fontos, hogy amennyiben cak együtt-beosztás lehetséges a dolgozók Képességei, munkaórái, Beoszthatóságai, Preferált napszakja egységesen legyen beosztva, külön a dolgozó pár nem kerül beosztásra!

A „Hétvégék és munkaszüneti napok megadása szükséges” alapértelemezett bejelölése esetén a műszakokat két különböző műszak sablon („Hétköznapi” és „Hétvégi”) segítségével lehet meghatározni. Amennyiben ezt a jelölést kiveszi, akkor ezek helyett egy „Általános” műszak sablont használ a rendszer, amivel minden naptári napra egységesen készül beosztás. Emellett felvehetők még saját műszak sablonok, amiről bővebben a Súgó Generálási folyamat menü – Műszak sablonok, valamint a Karbantartás menü – Műszak sablon típusok részénél olvashat. A bejelölés ki/bekapcsolt állapota a később ismertetésre kerülő Beosztás-generáló Varázsló működését is befolyásolja. A bejelölés ismételt bekapcsolása esetén a rendszer figyelmeztet a hétvégék és munkaszüneti napok ellenőrzésére.



A Ráérés beosztás-módnál sem távollétet, sem hétköznapi/hétvégi műszak sablont nem lehet megadni, mert ennél a beosztási módnál a Dolgozók a ráérési idejüket adják meg. A Ráérés beosztás-módnál távollét igénylés helyett az adott napra nem ad meg ráérést a Dolgozó. Nem kerül megkülönböztetésre a hétvége sem, mert a hét minden napjára önálló, a többi nap műszakjaival nem összefüggésben létrehozott műszakot kell megadni. Ezért a Ráérés mód esetén nem használandó műszak sablon, hanem közvetlenül a műszakokat kell felvenni a rendszerbe. Ez a munkavégzés jellegétől függően lehet akár egy tág időintervallum, hogy a dolgozók különböző ráéréseinek megfeleljen. Ha például egy napon reggel 6 órától este 10 óráig ad meg műszakidőt, valószínű, hogy a ráérések ebbe az időintervallumba esnek.

A „Szünetek generálása szükséges” bejelölése esetén alapértelmezetten óránként 10 perc, a műszak elvégzése szempontjából optimálisan egyenletes elosztású munka-szüneteket generál a rendszer, ami a Kezdőlap „Most vannak szüneten” fejlécű widgetjében, illetve a Generálási folyamat menü – Szünetek menüvel elérhető oldalon a  (Részletek) ikonra kattintva idővonalon is megtekinthető:

Ezen a felületen bejelölhető a Szünetek részletes megjelenítése, és kilistázza az adott nap összes munkaszüneti időpontját:


A korábban említett műszak sablonok megadásánál a Generálási folyamat menü – Műszak sablonok menüpontjában az alapértelmezetten fél órás ebédszünet ki/bekapcsolható. Bekapcsolt állapotban az ebédszünet idejével megnő a munkaidő.


Fontos megjegyezni, hogy ezeket az adatokat törvényi megfelelés alapján állítottuk be, de megrendelői igény esetén megváltoztathatók, amennyiben a vállalkozás belső szabályzata ezt megkívánja.


Képességek

A Képesség olyan szabadon megadható szakismeret, tudás/tudásszint, vagy tulajdonság, amely a csoport munkavégzése során fontos. Minden dolgozónál megadható, hogy milyen képességgel rendelkezik. A műszakok megadásánál beállítható, hogy milyen képességű dolgozó osztható be a műszakba.

A Képességek fülön láthatóak lesznek felsorolva azok a képességek, melyek már felvételre kerültek a Varázslóban. Amennyiben nincs megjelenítendő adat az oldalon, az azt jelenti, hogy a Varázsló használata során, valamint ezen a fülön sem lett még képesség hozzáadva a csoporthoz. Fontos, hogy egy adott képesség csakis abban az esetben lesz hozzárendelhető műszakokhoz, illetve dolgozókhoz, amennyiben az megtalálható ezen a fülön.
Új Képesség felvétele két módon tehető meg. A varázslóban bármely időszakra való generáláskor, valamint a Képességek fülön az Új képesség gombbal.
A varázslóban való Képességfelvétel leírásához, kérem térjen át a Vágjunk bele! menü, Első csoportom Varázsló menüpontjára.
Abban az esetben, ha a Csoport szerkesztése menüpont, Képességek fülén hozna létre új képességet, az alábbi oldal válik láthatóvá:

A Képesség neve mező kötelezően kitöltendő, míg a Megjegyzés a felveendő képesség leírásához, nyújthat segítséget. Ezt a megjegyzést csupán a csoportvezetők fogják látni. A dolgozók a hozzájuk felvett képességeknek csupán a nevét tekinthetik majd meg, a Profil menüpont, Saját adatok menü alatt.
Az érvényesség kezdete és vége mező azt az időintervallumot jelenti, ami alatt a képesség beszámítódik a generálás során. Amennyiben az érvényesség még, vagy már nem aktuális, a képesség nem rendelhető se dolgozóhoz, se műszakhoz. Ha már hozzá lett rendelve, azonban közben az érvényesség lejárt, a képesség az Érvényesség vége időponttól számítva nem kerül legenerálásra.
Abban az esetben, ha a képesség érvényessége megváltoztatásra kerül és az időpont érinti a már legenerált időszakok bármelyikét, kérem generáljon újra, mivel csak abban az esetben lesz az újabb beosztás hű a legutóbbi változtatásokhoz!
A Mentés gomb megnyomásával sikeresen felvehető az új képesség és ismét a Képességek fül válik láthatóvá.
A képességek szerkesztésére is lehetősége van a (Szerkesztés) gombbal. Ezesetben a megjelenő oldal ugyanaz, amellyel új képesség is felvehető volt.
Szintén a Műveletekben található a szerkesztés mellett, a gomb is. Ennek használata csakis abban az esetben javasolt, ha a képességet teljes mértékben mindenhonnan el kívánja tűntetni. Ezt követően a képesség nem lesz látható sem a képességeknél, sem azoknál a dolgozóknál vagy műszakoknál, akikhez hozzá lett rendelve.


Felhasználók

A Felhasználók fülön a csoporthoz tartozó összes dolgozó megjelenik névsorrendben.
 
Az oldalon lehetőség van szűrésre Szerepkör, Teljes név és E-mail cím szerint is. A három lehetőség közül bármelyik kitöltése/kiválasztása után a Keresés gombra nyomva, kilistázódnak a megfelelő adatok.

A Hozzáférés oszlopban több felirattal is találkozhatunk, már felvett dolgozónk vagy csoportvezetőnk státuszához kapcsolódóan.
A dolgozók, valamint felvett csoportvezetők csak akkor tudnak belépni az alkalmazásba, ha megfelelő E-mail cím lett hozzájuk rendelve, amin keresztül egy meghívó értesítést kapnak a belépéshez. Amennyiben egy aktív érvényességgel rendelkező dolgozóhoz nem lett E-mail cím is csatolva, minden probléma nélkül szintén beosztásra kerül, első belépéskor pedig a beosztásokról ugyanúgy láthatóvá válnak az értesítések és pontos adatok.
Új dolgozók esetében a Hozzáférés oszlopban egy Inaktív felirat jelenik meg, mellette egy gombbal. A borítékra való kattintással kiküldhető egy E-mail, mellyel meghívható a dolgozó/csoportvezető a csoportba. Az Inaktív felirat Meghívottra változik. A boríték ikonra való újbóli kattintással ismét kiküldhető a meghívó E-mail. A Hozzáférés oszlop felirata ismét megváltozik miután a meghívott fél először belép, mivel ebben az esetben már a zöld Aktív felirat látható.

Mint a Képességeknél, új dolgozót, valamint csoportvezetőt is hozzá lehet adni a csoporthoz az Új dolgozó vagy Új csoportvezető gombra kattintással.
Új dolgozó felvételekor egy új oldalra érkezünk, ahol szükségessé válik Általános-, Csoport- és Dolgozói adatok megadása.

Bizonyos adatokat a dolgozó felvételekor kötelező megadni a felvétel sikerességéhez, mint például a Teljes név, Éves szabadság vagy Érvényesség kezdete, illetve vége. Egyes adatok azonban, mint az E-mail cím vagy Beoszthatóság nem szükséges, a kezelhetőség könnyítésének érdekében azonban igenis hasznos.
Egy csoportban nem rendelkezhet több, mint egy dolgozó ugyanazzal a Teljes név mezővel még akkor sem, ha a többi adat (például E-mail cím) más mindkét dolgozónál. Nagyrészt mindegyik oldalon csupán a dolgozó neve lesz látható, így több ugyanazon nevű személy felvételekor a beosztás összezavaró lehet egyes részelemek használatakor mind a csoportvezetők, mind a dolgozók számára. Amennyiben több ugyanolyan nevű dolgozóval rendelkezne, ajánljuk megkülönböztető rövid feliratok használatát a nevek mellett.  Ez a név pedig, amivel a csoportvezető felveszi a dolgozót, mindenki számára látható lesz.
Amennyiben olyan E-mail címet venne fel, mely már megtalálható a rendszerben, nem fogja a rendszer engedni felvenni a dolgozót. Ebben az esetben a Hozzáadás listából gomb nyújthat megoldást, amelyről lentebb olvashat bővebb információt.
Az Érvényesség kezdete és vége mező azt az időintervallumot jelenti, ami alatt a dolgozó beleszámít a generálásba. Amennyiben az érvényesség még, vagy már nem aktuális, a dolgozó nem osztható be műszakokba.
Abban az esetben, ha a dolgozó érvényessége megváltoztatásra kerül és az időpont érinti a már legenerált időszakok bármelyikét, kérem generáljon újra, mivel csak abban az esetben lesz az újabb beosztás hű a legutóbbi változtatásokhoz!
A Képességek közül egy dolgozóhoz akármennyi képesség hozzárendelhető, de nem kötelező egyet sem hozzáadni. Ez utóbbi esetében, ha a dolgozót képesség nélkül kívánja felvenni, a Mentés gomb megnyomásával egy figyelmeztető üzenetet kap, ahol a Rendben gombbal sikeresen lezárhatjuk a felvételt.

A Dolgozói szerepkör különbsége az Érvényességhez képest az, hogy Dolgozói szerepkör esetén a dolgozó nem tűnik el a csoportból teljes mértékben, hanem a Hozzáadás listából gombbal később is bármikor felvehető marad. Ezen mezőknek az állítása az esetben javasolt, ha egyes beosztásokba nem kívánjuk az adott dolgozót felvenni generálással, azonban ez csak egy átmeneti igény. Szintén hasznos lehet, ha egy szervezeten belül több csoportban is dolgozik az adott személy.
Éves szabadság megadásakor érdemes figyelembe venni, a Karbantartás menü, Csoport szerkesztése menüpont, Paraméterek fülön beállított maximális éves szabadság mennyiségét.
Prioritás esetén megadható, hogy generálás során milyen fontossági sorrendben legyenek beosztva a dolgozók. 1-es prioritás akkor használandó, amikor úgy kívánjuk, hogy a dolgozó az elsők között legyen beosztva, míg 10-es esetén a dolgozó a maradék helyekre lesz beosztva, a kritériumokat továbbra is figyelembe véve.
A Rugalmas munkaidő melletti doboz kipipálása esetén, a dolgozó olyan műszakba is beosztásra kerülhet, amely eltérő hosszú a megadott napi munkaórájától.
A Mentés gomb megnyomásával sikeresen felvehető az új dolgozó és ismét a Felhasználók fül válik láthatóvá.

Új csoportvezető felvételekor a kitöltendő mezőből némiképp kevesebb van, ezeknek mindegyikénél a dolgozó felvétele folyamatának megfelelően kell eljárni.

Új személy felvételekor, legyen az dolgozó vagy csoportvezető, a Hozzáadás listából opció is egy lehetőség. Innen akkor ajánlatos felvenni embereket, ha a szerepköri intervallum épp nincs érvényben, vagy egy szervezeten belüli másik csoportból adna hozzá a csoportjához dolgozót/csoportvezetőt.

Ezen az oldalon a Műveletek oszlopban található gombbal lehet hozzáadni embereket a csoporthoz.

Ebben az esetben a szerepkör átállítására van szükség, hogy a jelenlegi dátum az intervallumban benne legyen és olyan időszakra feleljen meg, hogy generáláskor a beosztás része lehessen.
A Mentés gomb megnyomásával sikeresen felvehető a dolgozó vagy csoportvezető és láthatóvá válik a Felhasználók fülön.

A felvehető dolgozók listájánál a Műveletek oszlopban szintén megtalálható egy (Szerkesztés), valamint (Törlés) gomb. A Szerkesztés gombbal szerkeszthetőek a személy Általános adatai csoportba való felvétel nélkül, Törléssel pedig megszűnik az egész szervezet számára. Ez utóbbit követően, ha újra kívánja beosztani a dolgozót vagy csoportvezetőt, az Új dolgozó vagy Új csoportvezető gombbal teheti ezt meg.

A Csoportok kezelése oldalon találhatóak meg az összes csoport, melynek Ön tagja akár csoportvezetőként, akár dolgozóként. A Csoport neve alatt található mezőbe való beíráskor lehetséges szűrés a csoportok nevére.
A Műveletek oszlopban található (Szerkesztés) gombbal beléphet az adott csoport szerkesztéséhez, ami megfelel a Csoport szerkesztése menüpontnak.
A (Törlés) művelet használatakor átállítható a csoport érvényessége. Amennyiben meg kívánja szűntetni, javasolt egy múltbéli dátum beállítása, emellett viszont természetesen későbbi dátum megadása esetén a megfelelő nap eljövetelével a csoport automatikusan megszűnik.
Egy csoport teljes megszűnése azt jelenti, hogy annak egyik tagja sem fog tudni többé belépni a csoportba, a csoporttulajdonost is beleértve. Ajánlott egy későbbi Érvényesség vége időpont beállítása, mivel amint a Csoport meg szűnik létezni, újbóli igény esetén a csoport létrehozását teljes mértékben elölről kell kezdeni!

Abban az esetben, ha új csoportot kívánunk létrehozni, az Új csoport gombra való kattintással ez meg is tehető. A felugró ablakban megadható a létrehozandó csoport három fő adata a Csoport neve, a Beosztás időszaka, valamint a Beosztás módszere.

Ezen jellemzők közül később csupán a csoport neve lesz módosítható! Amennyiben az időszakon vagy módszeren változtatna, új csoport létrehozása szükséges.
A Mentés gomb megnyomásával sikeresen felvehető az új csoport és a Profil menü, Csoportváltás menüpontban át is léphet egyből eme csoportba, mint csoporttulajdonos és csoportvezető.

Ezen az oldalon a műszakok részletesebb beállítására van lehetőség. Az itt létrehozott műszak sablonokat az alkalmazás a Generálási folyamat menüben, a Műszakok menüpontban használja majd fel.
Míg a Generálási folyamaton belül megadott műszakok mindegyikét külön időpontonként, valamint képességek szerint kell felvenni, a Műszak sablon típusok menüpont segítségével elég csupán a képességekre alapozni.

A menüpontra kattintva láthatóak lesznek a már létrehozott műszak sablonjaink.
Attól függően, hogy az adott csoport Általános vagy Folyamatos munkarendet követ-e, a csoportvezető rendelkezik alapértelmezett műszak sablonnal/sablonokkal, melyek ugyanúgy szerkeszthetők.
Abban az esetben, ha a csoportra Általános munkarend jellemző, külön műszak sablonok generálódnak a hétköznapokra és hétvégékre is, így két alapértelmezett sablon jelenik meg: Hétköznap és Hétvége.
Folyamatos munkarend választása esetén, egy fajta műszak sablon generálódik minden hétköznapra és hétvégére egyaránt. Ennek ételmében egy Általános nevű műszak sablon lesz az alap.
Amennyiben a csoport munkarendje nem szigorúan hétköznapokra és hétvégékre oszlana fel, létrehozhatóak más sablon típusok is, a felsorolás felett található Új sablon típus gombbal. Ezen sablon típusokat a későbbiekben a Generálási folyamat menü – Műszakok menüpontban lehet beállítani.
A Művelet oszlopban lehetőség van mind szerkesztésre, mind az aktuális műszak sablon törlésére. Szerkesztés esetében, az újonnan létrehozandó műszak sablon típusnak megfelelő oldal válik láthatóvá.

A sablon nevének beírását követően, a már felvett képességekhez hozzá lehet rendelni azokat az időintervallumokat, amikor szükség van adott képességű dolgozókra.
Azonban a felvételt megelőzően, ajánlott a speciális tulajdonságok beállítása, melyek a fentebb megtalálható képen lévő + jel megnyomásával jeleníthetőek meg.

A speciális tulajdonságok beállítása lehetőséget nyújt az intervallumok alapján generálandó műszakok pontosabb meghatározására. Mivel a műszak sablon típusok esetében a képességekhez nem az egyes műszakok elejét és végét vesszük fel, hanem az igény fajtáját és hosszát, ezen pontok beállításával adhatóak meg, hogy hány órás műszakok, milyen arányban legyenek legenerálva.
A Túlterhelési mértékkel beállítható, hogy a dolgozó hivatalos munkaidejétől mennyivel térhet el százalékban megadva.
Az Üres intervallum átugrási mértékkel az az érték adható meg, amennyi idő két műszak között maximálisan eltelhet.
Engedélyezett műszakhosszok esetén a jobb oldalt található + gombbal felvehető újabb munkaidő, eloszlási százalékkal. A munkaidők esetén az a mérték írandóak be, ahány órás műszakokat generálni lehet az intervallum figyelembevételével. A fent látható képen 6 és 8 órás időszak is megvan adva, ennek értelmében az alkalmazás csakis 6, valamint 8 órás műszakokkal oldja meg az intervallum kitöltését.
Az eloszlási százalék szorosan kötődik a mellette álló munkaidőhöz, hiszen itt jelezhető, hogy milyen arányban legyenek az egyes műszakhosszok létrehozva.
Az eloszlási százalékok összegének mindig meg kell egyezzen 100-zal, ellenkező esetben a továbblépés nem megengedett. Amennyiben az összeg 100% az Eloszlási százalékok összesen azonban mégsem ezt írja, kattintson bárhova az oldalon egy üres felületre, az érték pedig átváltozik magától.
Bármely műszak hossz törlésére lehetőség van az egyes hosszok melletti  gombbal. Ezt követően ne feledje átírni az eloszlási százalékot, hogy az mindig kitegye a 100%-ot!
A hozzáadás alatt található gombbal automatikusan kitölthető a műszak hossz a felvett dolgozók műszakjának megoszlása alapján.

Intervallum felvételekor az az időintervallumot kell megadni, amikor szükség lenne dolgozóra a pontos kezdeti és végidőponttól függetlenül. Fontos, hogy ez a művelet a képesség kiválasztása után történjen!
Tekintsük meg, hogy egy csoportban egy adott napon milyen időszakban van szükség Főszakács képességű dolgozóra:

Az Intervallum hozzáadása gomb megnyomásával felugrik egy sor, ahova egyesével megadandók a kezdetek és végek, a dolgozók számával együtt. Amennyiben egy bizonyos napszakban több-kevesebb dolgozóra lenne szükség, ajánlott több intervallum felvétele, majd úgy a dolgozók számának beállítása.
Természetesen a felvett intervallumok is törölhetőek. Ehhez csupán az adatsor jobb oldalán található  (Törlés) gomb megnyomása szükséges.
Fontos, hogy minden egyes módosítást követően rá kell kattintani az adatsorok alatt található Mentés gomba, mivel csakis ebben az esetben maradnak meg változtatásai és ezt követően generálhatóak le a sablonok! A mentés sikeres volt, amennyiben a Mentés gomb helyett már a Műszak sablon generálása gomb látszik és a szerkesztett képesség helyett a Nincs képesség látszik.
Mentést követően megtekinthetőek illusztrálva a felvett intervallumok, a lentebb található diagrammban.

A képességek, melyekhez sikeresen fel lettek véve intervallumok, színkódolva láthatóak. Tetszőleges számú képesség vehető fel a műszak sablon típushoz, melyből az első hatot tekinthetjük meg.
Egérrel rámenve a diagramm egy részére, láthatóak a részletes adatok.

A műszak sablon generálása gombra való kattintással megtekinthetőek a generált műszakok előnézetként. Itt a beállítások, a Generálási folyamat– Műszak sablonoknak megfelelően történik. Részletesebb leírást a Súgó Generálási folyamat menü – Műszak sablonok részében találhat.

Itt a műszak sablon teljes mértékben szerkeszthető igény szerint.
Fontos, hogy a Mentés gomb megnyomása nélkül a változások elvesznek, így a generálás nem az új módosítás alapján készül majd el.

A csoportvezetőknek lehetőségük van értesítéseket küldeni dolgozóiknak akár egyenként, több embert kiválasztva vagy csoportosával.

Első lépésként a címzettek kiválasztását kell elvégezni. A Csoportok kiválasztása az elsődleges, majd csak ezt követően választhatóak ki a felhasználók, melyek lehetnek egyaránt dolgozók és csoportvezetők is.
A bal oldali felsorolásban azok a csoportok, illetve felhasználók láthatóak, melyek közül ki lehet választani a címzettet vagy eltávolítani onnan.
Ez többféleképpen is megtehető:

• A kiválasztandó elemen a gomb nyomva tartásával, majd áthúzásával a másik oldali mezőbe.
• Az elem/elemek kiválasztását követően, a középen lévő nyilak használatával. A  gombbal csupán a kiválasztott csoport, valamint felhasználó kerül át, míg a  gombok használatával a felsorolásban szereplő összes elem áttehető.

A csoportok kiválasztását követően a Felhasználók fülön kiválaszthatóak a címzettek. Csak azon emberek jelennek meg opcióként, akik az előzőleg kiválasztott csoportban benne vannak! Több csoport kiválasztásánál mindegyik csoport dolgozója, valamint csoportvezetője megjelenik.
A Tárgy és Üzenet részbe való írás után, a Mentés gomba kattintva elküldhető az értesítés minden kiválasztott személy számára.

Szabadság módú csoport esetében, ha tovább lépünk dönthetünk, hogy a teljes folyamaton végig megyünk, vagy az előző generálás alapján kérünk egy automatikus beosztás-generálást. Ez utóbbi esetben a rendszer a meglevő beállításoknak megfelelően emberi beavatkozás nélkül végigfut a generálási folyamaton, majd az összefoglaló oldal jelenik meg, ahol eldönthetjük, hogy az elkészült beosztásokat azonnal publikáljuk, vagy előbb megnézzük a beosztásokat. Ez utóbbi esetben a Generálási folyamat menü – Publikálás oldalon található Publikálás gombbal lehet a beosztásokat közzétenni. Amíg nem publikáljuk a beosztásokat, addig a Widgetek – Generálási folyamat utolsó lépése, azaz a Közzététel a dolgozók részére / Publikálás szöveg narancs színű, míg a többi lépés szövege zöld.
Amennyiben a Varázsló futtatásakor a teljes folyamatot választjuk, akkor 6 vagy 4 lépésben jutunk el az Összefoglaló oldalig, attól függően, hogy a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menüben a Paraméterek oldalon a Hétvégék és munkaszüneti napok megadása szükséges alapértelmezett bejelölését meghagytuk-e. Ekkor a műszakokat két különböző műszak sablon („Hétköznapi” és „Hétvégi”) segítségével lehet meghatározni. Amennyiben ezt a jelölést kivettük, akkor egy „Általános” műszak sablont használ a rendszer, és az ünnepnapokra is készít beosztást. Ennek a beállításnak megfelelően jelenik meg a Varázsló folyamata is.
Ettől függően látható, hogy a 6., illetve az 4. lépésben már a legenerált beosztások adatait tekinthetjük meg a Varázsló segítségével.

    

Lépésenként használhatjuk a korábbi beállításokat, azaz átugorhatjuk az adott lépést, illetve mozoghatunk a lépések között (Előző / Következő)
Fontos még, hogy a Varázslóból bármikor kiléphetünk, és ha újraindítjuk Kezdőlapon a Generálási folyamat widgetről, akkor pontosan ott folytathatjuk a munkát, ahonnan kiléptünk.

Amennyiben már készült az adott időszakra publikált beosztás, akkor figyelmeztető üzenetet kapunk:

Ha ezt nem akarjuk, akkor a Mégse és a Varázsló bezárásával kiléphetünk a Varázslóból
Ha a Rendben gombra kattintunk, akkor a Képességek oldallal folytatódik a Varázsló.


1. lépés - Képességek:

A Képességek lépés (átugorható): Új Képesség vehető fel a csoporthoz, vagy meglevő törölhető.

Ha fel akarjuk gyorsítani a folyamatot, mert nincs szükség képességek megadására, akkor átugorhatjuk ezt a funkciót, amely bármikor elérhető a menüben a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menü Képességek oldalon.
A Képesség olyan szabadon megadható szakismeret, tudás/tudásszint, vagy tulajdonság, amely a csoport munkavégzése során fontos, ezért    2. Azután a dolgozóknál hozzárendelhető, ha rendelkezik az adott képességgel,          

A képességek felvitele után eldönthető, hogy kívánunk-e új dolgozót felvenni, vagy valamely adatát módosítani. Ha erre nincs szükség a beosztások megfelelő elkészítéséhez, akkor továbbléphetünk a következő lépésre.

Megjegyzés: a dolgozók és a csoportvezetők adatait a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menüben a Felhasználók oldalon érhetjük el.


2. lépés - Dolgozók:

A Dolgozók lépés (átugorható): Törölhető, vagy új Dolgozó vehető fel, illetve a meglevők adatai módosíthatók, figyelemmel arra, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR törvényben foglaltaknak megfelelően kell történjen, ami az adatokat a rendszerbe rögzítő felelőssége.
Ha a Beo használata során az adott csoporthoz még nem történt Generált dolgozók létrehozása, akkor ez a funkció is rendelkezésre áll.

A Generált felhasználók nem kaphatnak valós e-mail címet, de a beosztások generálása kipróbálható ennek a funkciónak a segítségével akár valós felhasználók bevitele nélkül is.


Új dolgozót vehetünk fel az Új dolgozó gombbal a név, e-mail cím és képesség megadásával:       
Képesség megadása nem kötelező, de akár több képesség is megadható egyidejűleg:

Amíg nem mentettük el az adatokat a Mentés gombbal, akár ezen a felületen is módosíthatunk, vagy mentés után az adott dolgozó sorában, a (szerkesztés) gombra kattintva.

A valós e-mail címmel rendelkező dolgozó részére meghívó küldhető a Hozzáférés oszlopban látható  (boríték) ikonra kattintva, ekkor a boríték melletti „Inaktív” helyett „Meghívott” lesz. Szükség esetén a meghívó újra elküldhető. A meghívóban foglaltak szerint tud a dolgozó regisztrálni a rendszerbe, majd belépve megkezdheti a használatát. A regisztrált dolgozónál „Aktív” felirat látszik.

A dolgozói lista a dolgozók nevére rendezett. A mezőnevek mellett látható ikonok (   ) segítségével lehet változtatni a rendezés irányát és szempontját.
Szerkesztés:

A mezőkbe írhatjuk a korrigált adatokat, illetve törölhetünk, vagy hozzáadhatunk dolgozói képességet. A változtatások mentése ( ), vagy mentés nélküli kilépés ( ) a szerkesztésből a megfelelő ikonra kattintással valósítható meg.
A sor legvégén levő  (Dolgozó törlése) ikon itt is a dolgozó aktuális csoportból való eltávolítását eredményezi:

Lehetőség van egy, több, vagy akár az összes dolgozó kijelölésére a névtől balra látható kijelölő négyzet segítségével, illetve a Dolgozó név mezőnév mellettivel egyszerre kijelölhető az összes dolgozó.

Az ekkor megjelenő Kiválasztott dolgozók törlése gomb segítségével egyidejűleg törölhetők a csoportból dolgozók. Ez például olyankor lehet hasznos, ha egy ideig generált dolgozókkal próbáltuk ki és gyakoroltuk a rendszer használatát, és könnyen, gyorsan ki szeretnénk törölni ezeket.

A megerősítés után megtörténik a törlés.
Az Előző gombbal a Képességek, a Következő gombbal a Hétvégék és munkaszüneti napok beállítására lépünk.


3. lépés - Hétvégék és munkaszüneti napok:

A Hétvégék és munkaszüneti napok beállítása lépés (átugorható): Egy kiválasztott ország adatai tölthetők be.

Ha nem az előző beállítások felhasználását választjuk, akkor az oldalon kiválasztható, hogy mely ország ünnepnapjait vegye figyelembe a rendszer.

Az ország kiválasztása és az adatok betöltése után továbbléphetünk.


4. lépés - Hétköznapi műszak sablonok:

A Hétköznapi műszak sablonok lépés (átugorható): Hétfőtől péntekig ennek megfelelő műszakokat generál a rendszer.

Beállítható a műszak kezdete, vége, a műszakban dolgozók létszáma és az elvárt képességek. Új sablonok hozhatók létre, illetve a már felvitt sablonok módosíthatók, vagy akár törölhetők:

A műszak sablonok megadásával a későbbi műszakok alapadatait határozzuk meg.

Megadjuk a műszakok kezdetét, végét, a dolgozók számát és a képességeket. Ez utóbbi nem kötelező. Amennyiben adtunk meg a csoporthoz (Karbantartás menü – Csoport szerkesztése), akkor ezek közül kiválasztható.
A meglevő műszak sablon módosítható, törölhető.


Fontos tudnivaló, hogy a varázslóban létrehozott műszakok mindegyike alapértelmezetten tartalmaz egy 30 perces ebédszünetet.
Amennyiben tudja, hogy a későbbiekben nem kíván szüneteket létrehozni a műszakokhoz, a műszakokat a +30 perc hozzáadása nélkül hozza létre, majd ha ezt még nem tette meg, a Karbantartás menü - Csoport szerkesztése oldalon kapcsolja ki a szünetek generálására való opciót.
Ez jellemző nem a hétköznapi- és hétvégi műszakokra egyaránt.


5. lépés - Hétvégi műszak sablonok:

A Hétvégi műszak sablonok lépés (átugorható): Szombatra és vasárnapra vonatkozó sablonok adhatók meg ezen a felületen, hasonlóan a Hétköznapi műszak sablonoknál leírtakhoz.
Megjegyzendő, hogy a hétvégi sablon nem csakis kizárólag a szombati és vasárnapi napra vonatkozhat. Amennyiben Ön a Generálási folyamat menü – Hétvégék és munkaszüneti napok menüpontban módosítja a hétvégéket (hétvégét munkanapként jelöl meg, hétköznapot hétvégeként állítja át), abban az esetben a Hétvége tulajdonsággal kijelölt napokra lesz legenerálva a hétvégi műszak sablon.

Hasonló felületen dolgozhatunk, mint a Hétköznapi műszak sablonok esetén.


A menürendszerben a Generálási folyamat menü – Műszak sablonok oldalon érhető el a hétköznapi és a hétvégi műszak sablonok kezelése.

A Varázslóban a lépések között mozoghatunk visszafelé is. Az utolsólépés a Műszakok és beosztások generálása lesz.


6. lépés - Generálás összefoglalója:

A Műszakok és beosztások generálása (kötelező elem): A rendszer a beállításoknak megfelelőn létrehozza a műszakokat és elkészíti a beosztásokat.

A rendszer jelzi az egyes összetevők végrehajtását.


Amikor lefutott a generálás, megjelenik az összefoglaló oldal.

• Hivatalos munkaóra: Az adott időszakra vonatkozó, napok száma alapján meghatározott, munkaóra.
• Maximális munkaóra: A Generálási folyamat menü – Általános peremfeltételek menüpontjában meghatározott maximális munkaóra, megszorozva a dolgozók számával. Ez adja az adott időszakban az összes dolgozó által összesítetten, maximálisan ledolgozható óraszámot.
• Távollétek óraszáma: Az adott időszakra felvett jóváhagyott hivatalos távollétek (szabadság, betegszabadság és egyéb távollét) összesített száma.
• Beosztható munkaóra: Megadja, hogy a dolgozók az adott időszak alatt mennyit tudnak dolgozni összesen. Ez a maximális munkaóra és a távollétek különbségét jelenti.
• Műszakok munkaórái: A generálási folyamat során felvett műszakok munkaórájának összege.
• Beoszthatóság: A műszakok munkaóráját alapul véve tekinti a beosztható munkaórákat, majd azt %-os formában adja meg.
• Beosztott munkaóra: Azon munkaórák összessége az adott időszakban, melyekre dolgozó került beosztásra.
• Beosztottság: A beosztott munkaóra és műszakok munkaóráját alapul vevő, %-os formában megjelenített érték.
• Beosztott munkaóra és távollét: Az időszakos beosztott munkaóra és távollétek összege.

Amennyiben úgy látjuk, hogy megfelelőek az összesítő adatok, akkor a Publikálás segítségével azonnal közzétehetjük a beosztásokat a dolgozók részére. Ekkor egy megerősítést kér a rendszer:

A Rendben hatására a beosztások érvénybe lépnek, és erről a Dolgozók rendszer-értesítést kapnak.

Ha előbb meg kívánjuk nézni a részleteket, akkor a Kilépés a varázslóból segítségével a Beosztáskezelés menü – Beosztások óránként oldalra jutunk, ahol az összes beosztás látható, szerkeszthető, törölhető és akár új műszak is hozzáadható. Amikor végeztünk a kívánt módosításokkal, a Generálási folyamat menü – Publikálás oldalon található Publikálás gombbal lehet a beosztásokat közzétenni. Amíg nem publikáljuk a beosztásokat, addig a Widgetek – Generálási folyamat utolsó lépése, azaz a Közzététel a dolgozók részére / Publikálás szöveg narancs színű, míg a többi lépés szövege zöld.

 

Ráérés módú csoport esetében, ha tovább lépünk dönthetünk, hogy a teljes folyamaton végig megyünk, vagy az előző generálás alapján kérünk egy automatikus beosztás-generálást. Ez utóbbi esetben a rendszer a meglevő beállításoknak megfelelően emberi beavatkozás nélkül végigfut a generálási folyamaton, majd az összefoglaló oldal jelenik meg, ahol eldönthetjük, hogy az elkészült beosztásokat azonnal publikáljuk, vagy előbb megnézzük a beosztásokat. Ez utóbbi esetben a Generálási folyamat menü – Publikálás oldalon található Publikálás gombbal lehet a beosztásokat közzétenni. Amíg nem publikáljuk a beosztásokat, addig a Widgetek – Generálási folyamat utolsó lépése, azaz a Közzététel a dolgozók részére / Publikálás szöveg narancs színű, míg a többi lépés szövege zöld.
Amennyiben a Varázsló futtatásakor a teljes folyamatot választjuk, akkor 4 lépésben jutunk el az Összefoglaló oldalig.

Lépésenként használhatjuk a korábbi beállításokat, azaz átugorhatjuk az adott lépést, illetve mozoghatunk a lépések között (Előző / Következő)
Fontos még, hogy a Varázslóból bármikor kiléphetünk, és ha újraindítjuk Kezdőlapon a Generálási folyamat widgetről, akkor pontosan ott folytathatjuk a munkát, ahonnan kiléptünk.

Amennyiben már készült az adott időszakra publikált beosztás, akkor figyelmeztető üzenetet kapunk:

Ha ezt nem akarjuk, akkor a Mégse és a Varázsló bezárásával kiléphetünk a Varázslóból
Ha a Rendben gombra kattintunk, akkor a Képességek oldallal folytatódik a Varázsló.


Ha fel akarjuk gyorsítani a folyamatot, mert nincs szükség képességek megadására, akkor átugarhatjuk ezt a funkciót, amely bármikor elérhető a menüben a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menü Képességek oldalon.


1. lépés - Képességek:

A Képesség olyan szabadon megadható szakismeret, tudás/tudásszint, vagy tulajdonság, amely a csoport munkavégzése során fontos, ezért
1. előbb a csoporthoz kell megadni a szükséges képességeket,
2. azután a dolgozóknál hozzárendelhető, ha rendelkezik az adott képességgel,
3. majd a műszakok megadásánál beállítható, hogy milyen képességű dolgozóra van szükség az adott műszakban (több műszakot is létrehozhatunk különböző képességekkel, de egy műszakba is beoszthatunk különböző képességű dolgozókat).
 

 

A képességek felvitele után eldönthető, hogy kívánunk-e új dolgozót felvenni, vagy valamely adatát módosítani. Ha erre nincs szükség a beosztások megfelelő elkészítéséhez, akkor továbbléphetünk a Generálási paraméterekhez.

Megjegyzés: a dolgozók és a csoportvezetők adatait a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése menüben a Felhasználók oldalon érhetjük el.


2. lépés - Dolgozók:

A Dolgozók lépés (átugorható): Törölhető, vagy új Dolgozó vehető fel, illetve a meglevők adatai módosíthatók, figyelemmel arra, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR törvényben foglaltaknak megfelelően kell történjen, ami az adatokat a rendszerbe rögzítő felelőssége.
Ha a Beo használata során az adott csoporthoz még nem történt Generált dolgozók létrehozása, akkor ez a funkció is rendelkezésre áll.

A Generált felhasználók nem kaphatnak valós e-mail címet, de a beosztások generálása kipróbálható ennek a funkciónak a segítségével akár valós felhasználók bevitele nélkül is.


Új dolgozót vehetünk fel az Új dolgozó gombbal a név, e-mail cím és képesség megadásával:
 
Képesség megadása nem kötelező, de akár több képesség is megadható egyidejűleg:

Amíg nem mentettük el az adatokat a Mentés gombbal, akár ezen a felületen is módosíthatunk, vagy mentés után az adott dolgozó sorában, a (szerkesztés) gombra kattintva.

A valós e-mail címmel rendelkező dolgozó részére meghívó küldhető a Hozzáférés oszlopban látható  (boríték) ikonra kattintva, ekkor a boríték melletti „Inaktív” helyett „Meghívott” lesz. Szükség esetén a meghívó újra elküldhető. A meghívóban foglaltak szerint tud a dolgozó regisztrálni a rendszerbe, majd belépve megkezdheti a használatát. A regisztrált dolgozónál „Aktív” felirat látszik.

A dolgozói lista a dolgozók nevére rendezett. A mezőnevek mellett látható ikonok (   ) segítségével lehet változtatni a rendezés irányát és szempontját.
Szerkesztés:

A mezőkbe írhatjuk a korrigált adatokat, illetve törölhetünk, vagy hozzáadhatunk dolgozói képességet. A változtatások mentése ( ), vagy mentés nélküli kilépés ( ) a szerkesztésből a megfelelő ikonra kattintással valósítható meg.
A sor legvégén levő  (Dolgozó törlése) ikon itt is a dolgozó aktuális csoportból való eltávolítását eredményezi:

Lehetőség van egy, több, vagy akár az összes dolgozó kijelölésére a névtől balra látható kijelölő négyzet segítségével, illetve a Dolgozó név mezőnév mellettivel egyszerre kijelölhető az összes dolgozó.

Az ekkor megjelenő Kiválasztott dolgozók törlése gomb segítségével egyidejűleg törölhetők a csoportból dolgozók. Ez például olyankor lehet hasznos, ha egy ideig generált dolgozókkal próbáltuk ki és gyakoroltuk a rendszer használatát, és könnyen, gyorsan ki szeretnénk törölni ezeket.

A megerősítés után megtörténik a törlés.
Az Előző gombbal a Képességek, a Következő gombbal a Hétvégék és munkaszüneti napok beállítására lépünk.

3. lépés - Műszakok megadása:


Ezen az oldalon adhatók meg, hogy mennyi Dolgozóra van szükség egy-egy napon belül a meghatározott időintervallumokban (Műszak-ok).
A műszakok adatainak feltöltése lehetséges több módon is:

1. Új műszak gombbal való felvétel
2. Külső adatforrás használatával

Amennyiben kézileg venné fel a műszakokat az Új műszak gombbal, a megjelenő ablakban beállíthatóak a paraméterek napokra külön vonatkozóan.


Külső adatforrás használatakor feltölthető .csv fájl, melyet az alkalmazás beimportál és a fent is illusztrált Műszakok oldalnak megfelelően fog kinézni. Ezt követően is lehetőség van a beimportált műszakok egyenként való szerkesztésére.
Lehetőség van egy minta .csv fájl letöltésére, a Minta letöltése(.csv) gombbal. A letöltött fájlban található egy minta műszak, mely iránymutatásul szolgál. A legfelső sorban találhatóak pontosan ugyan azok a paraméterek, melyeket az Új műszak gombbal is felvenne.

1. sor értékei:

• SHORT_NAME: Rövid név
• YEAR: Év (Dátum)
• MONTH: Hónap (Dátum)
• DAY: Nap (Dátum)
• BEGIN_HOUR: Műszak kezdete (óra)
• BEGIN_MIN: Műszak kezdete (perc)
• END_HOUR: Műszak vége (óra)
• END_MIN: Műszak vége (perc)
• EMPLOYEE_NUM: Dolgozók száma

A kész, feltöltendő fájl importálható a FELTÖLTÉS(*.csv) gombbal.

4. lépés - Generálás összefoglalója:

A Műszakok és beosztások generálása (kötelező elem): A rendszer a beállításoknak megfelelőn létrehozza a műszakokat és elkészíti a beosztásokat.

A rendszer jelzi az egyes összetevők végrehajtását.


Amikor lefutott a generálás, megjelenik az összefoglaló oldal.

Amennyiben úgy látjuk, hogy megfelelőek az összesítő adatok, akkor a Publikálás segítségével azonnal közzétehetjük a beosztásokat a dolgozók részére. Ekkor egy megerősítést kér a rendszer:

A Rendben hatására a beosztások érvénybe lépnek, és erről a Dolgozók rendszer-értesítést kapnak.

Ha előbb meg kívánjuk nézni a részleteket, akkor a Kilépés a varázslóból segítségével a Beosztáskezelés menü – Beosztások óránként oldalra jutunk, ahol az összes beosztás látható, szerkeszthető, törölhető és akár új műszak is hozzáadható. Amikor végeztünk a kívánt módosításokkal, a Generálási folyamat menü – Publikálás oldalon található Publikálás gombbal lehet a beosztásokat közzétenni. Amíg nem publikáljuk a beosztásokat, addig a Widgetek – Generálási folyamat utolsó lépése, azaz a Közzététel a dolgozók részére / Publikálás szöveg narancs színű, míg a többi lépés szövege zöld.
 

A Műszak és beosztás varázsló kivételével, a Generálási folyamat minden egyes menüpontja innentől kezdve egymásra épül egészen a Publikálásig. A folyamat minden egyes lépését véglegesíteni kell, amennyiben pedig visszamenőleg módosítás történt valahol, onnantól kezdve ismét véglegesítés, egyes esetekben generálás szükséges.

Az Általános peremfeltételeknél minden egyes időszakra külön beállíthatóak a kritériumok, melyek egy beosztás generálásánál szükségesek lehetnek kedve a munkaidő mennyiségétől egészen a műszakok hosszáig.

Az időszak a csoport létrehozásakor megadott beosztás időszakának megfelelően hét vagy hónap.
A peremfeltételek megadása nagyon hasonló a különböző beosztási időszak (Havi/Heti) és beosztási mód (Szabadság/Ráérés) esetén. A fejlécben mindig a következő időszak látszik (év-hónap, vagy az év és a hét száma), ez megváltoztatható, ha másik időszakra akarunk tervezni. Ebben az esetben minden további tervezési lépésnél is meg kell változtatni az időszakot.

Havi - Szabadság mód esetén:


Heti - Ráérés mód esetén:



Munkaidő

Ha elhúzzuk a Munkaidő melletti csúszkát, akkor láthatóak a beállítási lehetőségek.


A mezők elnevezéseire mutatva további értelmezések láthatók.
Az egyes adatok közötti összefüggéseket figyelembe véve módosíthatók az alapértelmezett értékek. Például egy napi 8 óra maximális munkaóra és 5 maximális munkanap mellett a heti maximális 40 munkaórát alacsonyabbra véve nem lehetséges a teljes munkanap-munkaóra kihasználása.
Az adott időszak is befolyásolhatja a megadható értékeket: ha egy hónapban 22 munkanap van, akkor a 168 óra helyett magasabb értéket érdemes beállítani.


Pihenőidő


A pihenő időt törvény szabályozza, amitől el lehet térni a dolgozó javára. A fenti példában a két beosztás közötti minimális óraszám értékét 12-re módosítottuk. A heti két összefüggő pihenőnap a folyamatos munkarend esetén lehet fontos.


Éjszakai műszak


Az éjszakai műszakok feltételeit is módosíthatjuk, ha olyan jellegű megállapodás van a cég és a dolgozók között. Ezek az értékek a csoport minden tagjára vonatkoznak. Ha egy vagy több dolgozóval speciális megállapodás van érvényben, akkor érdemes lehet külön csoportban és műszakban generálni részükre beosztásokat.


Csere


A javasolt beállítások megfelelő kontrollt, ugyanakkor kellő rugalmasságot biztosítanak.


Távollét


Ez a lehetőség a Szabadság beosztás-mód esetén jelenik meg. Amennyiben kikapcsolja az elfogadási kontrollt, a rendszer a távollét-igényléseket azonnal elfogadottnak tekinti és figyelembe veszi a beosztások generálásánál. Ezek a távollétigények nem jelennek meg a csoportvezetői Kezdőlapon a Jóváhagyások widgetben, de a Beosztáskezelés - Távollétek menüvel megtekinthetjük, és akár vissza is vonhatjuk, vagy újat felvehetünk.


Műszak


Megadható, hogy az adott napon az első műszak hány órakor kezdődik, és az adott napi utolsó műszak hány órakor végződik. Ez utóbbi túlnyúlhat az éjfélen, ekkor a számláló maximális értéke 36 lehet, vagyis az adott napot követő nap délig állítható be. Jellemző eset egy 3 műszakos munkarend, ahol az utolsó műszak este 22:00-kor kezdődik, és másnap reggel 6:00-ig tart, amit a 30-as érték (24+6) jelent.

Az egyes részek a jobboldali csúszkával érhetők el. Ekkor láthatóak az alapbeállítások, melyek megváltoztathatók. A peremfeltételek áttekintésekor láthatjuk, hogy ezeket várhatóan csak valamilyen törvényi vagy vállalati belső elvárás miatt kell megváltoztatni, ezért úgy terveztük a rendszert, hogy amennyiben nincs változási követelmény, akkor elég a Véglegesítés gombbal az adott időszakra érvényesíteni a már meglevő beállításokat.

Fontos, hogy a módosítások elvégzését követően a Véglegesítés gombra való kattintás elmulasztása során az alkalmazás a következő ponton addig nem fogja engedni a szerkesztést, amíg az előtte lévő változtatások frissítve nem lettek.

Amennyiben az adott időszakra még nem véglegesítette a peremfeltételeket, akkor ezt a rendszer jelzi és ha enélkül lépne tovább, hibaüzenetet kap a következő oldalon.



Amennyiben az adott időszakra még nem adott meg peremfeltételeket, akkor az előző időszak adatai, illetve a rendszer használatának megkezdésekor alapértelmezett értékek szerepelnek a beállításokban.

Ezen az oldalon beállíthatóak a hétvégék és munkaszüneti napok, amelyet majd az alkalmazás a generálás során figyelembe vesz.

Amennyiben változtatni kívánna az alapértelmezetten beállított jellemzőkön, a megfelelő hónapot ki kell választani a naptár fejlécében lévő nyilakkal. Ezt követően a Módosítás gombra kattintva szerkeszthetőek a beállítások.

A módosítás a következőképpen történik: Amelyik jellemzőt felvenné bizonyos napokra vonatkozólag, azt kell bal oldalt megjelenni. Amelyik stílus ki van választva, az mellett jelenik meg a karika kéken.
Jellemző hozzáadásának módjai:

• Amennyiben egy olyan naphoz adna hozzá jellemzőt, melyhez még nincs semmi sem hozzáadva (fehéren jelenik meg), a kívánt jellemzőt kiválasztva, az adott napra való kattintást követően az hozzáadható.
• Ha már az egyik naphoz van rendelve szín, de a másikra váltaná át, a fentiekhez hasonlóan csupán a megfelelő jellemző bejelölésével és a megfelelő napra való kattintással ez elvégezhető.

Eltávolítás esetén azt a jellemzőt kell kiválasztani, amelyik megegyezik a kijelölendő nap jellemzőjével. Ennek értelmében abban az esetben, ha a március 15-ei munkaszüneti napot kívánja rendes munkanapra áttenni, a Munkaszüneti nap jellemző kiválasztásával és a 15-ei napra való kattintással ez megoldható.
Fontos, hogy mindaddig amíg nem menti el módosításait a Mentés gombbal, a kiválasztott napok csupán kék kerettel kiemelve jelennek meg. Mentést követően ismét a Hétvégék és munkaszüneti napok lap lesz látható, ahol a módosítások már megjelennek.
Ezt követően, a Véglegesítés gombra kattintva őrizhető meg a módosított változtatás és szerkeszthető a Műszak sablonok menüpont.

A Műszak sablonoknál a létrehozandó műszakokat hozhatjuk létre, amelyekbe később a dolgozók beosztásra kerülnek. Az időszak kiválasztása után, melyre a generálás készítése irányul, kiválasztható a műszak sablon típus, mely ezen az oldalon szerkeszthető.

Lehetőség van az alapértelmezett műszak sablonok, valamint az Ön által létrehozott sablonok használatára is. Az itt opcióként megjelenő műszak sablonok mind, a Karbantartás menü - Műszak sablon típusok menüponton találhatóak.
Amennyiben itt, a Generálási folyamaton belül kíván új sablont létrehozni, ez megtehető az Új típus gomb megnyomásával. Az itt kreált sablon láthatóvá válik később a Karbantartás menü - Műszak sablon típusok oldalon is.
Fontos, hogy egy adott műszak sablon típuson elvégzett módosítás a Generálási folyamat menün belül nem hat ki a Karbantartás menüre. A sablon létrejön, a műszakok viszont nem töltődnek bele. Amennyiben a módosításokat a következő hónapban is használni kívánja, a Karbantartás menü vagy a Varázslóban való előző időszak alapú generálás használatával, ezt megteheti.

A betöltött műszak sablon minden adata változtatható.

• Rövid név: A műszak azon neve, mely majd megjelenik a Beosztás áttekintőben.
• Műszak kezdete és vége: Amennyiben az eltelt időintervallumnak nincs megfelelő dolgozó a csoportban, azt az alkalmazás jelzi.
• Dolgozók: Az adott műszakban szükséges dolgozók számát kell beírni vagy a nyilakkal odalépni.
• Prioritás: Pont, mint a dolgozók felvétele esetén, minél kisebb a prioritás értéke, annál nagyobb prioritást élvez, azaz annál előbb oszt be abba a műszakba embereket.

• Ebédszünet: A dobozok kipipálásával a műszakon belül legenerálódik egy fél órás ebédszünet a 10 perces rövidszünetek mellett is. Ez az opció nem látható, amennyiben a Karbantartás-Csoport szerkesztése-Paraméterek fülön a szünetek generálása nincs engedélyezve.
• Képességek: A képességek kiválaszthatók az oszlopban lévő doboz lenyitásával. Amennyiben képességet rendel egy adott műszakhoz, csak azok a dolgozók lesznek beosztva, akik rendelkeznek a kívánt képességgel.
• Törlés: Törlés gombbal kitörölhet egy egész felvitt műszakot.

A Műszak sablon intervallumokból gombra való kattintás abban az esetben ajánlott, ha a Karbantartás menü - Műszak sablon típusokhoz hasonlóan, intervallumok megadásával kívánja felvenni a műszakokat.


A műszakok alatt látható diagramm azt jelzi, hogy az adott műszak mikor kezdődik-, ér véget, illetve, hogy mennyi dolgozó szükséges az adott időszakra vonatkozóan.


A képességek, melyek a műszakokhoz fel lettek véve, színkódolva láthatóak. A tengely az órák múlását, míg az érték a dolgozók számát jelöli.

A műszakok oldal, a beosztás módszertől függően eltérő, így más jellemzők vonatkoznak rá.


Szabadság:

A Műszakok oldalon a Műszak sablonok által létrehozott műszakok tekinthetők meg napokra leosztva. Ezen táblázat megjelenítéséhez a Műszakok generálása gombra való kattintásra lesz szükség.

Ehhez kiválasztható a Generálási módszer is, mely lehet műszak sablonokat vagy műszak sablon láncokat alapul vevő generálás.

• Műszak sablonok választásakor a műszakok az előzetes beállításnak megfelelően a hétköznapokhoz/hétvégékhez igazodva, vagy folyamatosan kerülnek felvételre.
  Ezt a módszert választva megadható, hogy a műszak sablon típusok legyenek-e megtartva. Amennyiben az „Igen”-t választjuk, ha átállítunk egy napra vonatkozó műszak típust az a műszak sablonok megváltoztatása és újra generálás ellenére is megmarad. Ellenkező esetben, azaz „Nem”-et választva az előző típusváltásaink egyes napokra elvesznek és helyükre az alapértelmezett műszak típusok kerülnek.
• Műszak sablon láncok használatával a már a Karbantartás menü – Műszak sablon láncok menüpontban létrehozott láncokat lehet felhasználni, a generálás pedig ez alapján megy végbe. A kiválasztott lánctípus kiválasztott elemű láncszemével (index) kezdve jönnek létre sorban a műszakok.

Óránként megjelenik, hogy hány emberre van szükség az egyes napokon.
A Művelet oszlopban a (Szerkesztés) gombbal lehetőség nyílik az adott nap részletes szerkesztésére. Ez abban az esetben ajánlott, ha egyes napokra kisebb változtatásra lenne szükség a műszakokkal kapcsolatban.

Az oldalon a Műszak sablonok oldalhoz hasonlóan szerkeszthetőek a műszakok.

Amennyiben egy napra vonatkozólag teljesen más beosztásra lenne igény, a (Típusváltás) gomb az ajánlott. Ebben az esetben lehetőség van egy, az alapértelmezettől eltérő sablon használata.

A megjelenő ablak lehetőséget nyújt más műszak sablon használatára azok közül, amik már létre lettek hozva vagy a Karbantartás menü - Műszak sablon típusok, vagy a Generálási folyamat menü - Műszak sablonok oldalon.


Ráérés:

A Műszakok oldalon hozhatóak létre a műszakok, melybe később a dolgozók beosztásra kerülnek.

Amennyiben a varázslóban az adott időszakra még nem lettek létrehozva műszakok, itt is lehetséges ennek elvégzése. Ellenkező esetben megjelennek a Varázslóban felvett igény.
Új műszak felvétele az időszak meghatározása alatti sorban lehetséges:

• Rövid név: A műszak saját neve.
• Dátum: Kiválasztható a nap, melyre a műszak szól.
• Kezdő- és Vég időpont: Meghatározható az hossz az óra és perc megadásával.
• Dolgozók: Az adott műszakban szükséges dolgozók számát kell beírni vagy a nyilakkal odalépni.
• Képességek: A képességek kiválaszthatók az oszlopban lévő doboz lenyitásával. Amennyiben képességet rendel egy adott műszakhoz, csak azok a dolgozók lesznek beosztva, akik rendelkeznek a kívánt képességgel.

A Hozzáadás gomb megnyomásával, minden adat beírását követően, a műszak hozzáadódik a lejjebb található felsoroláshoz.
Ahogy a felsorolás megtelik felvett műszakokkal, egy számláló minden változtatást követően jegyzi, hogy hány műszak lett felvéve, valamint ezeknek az összesített óraszámuk mennyi.
A felvett műszakok szintén szerkeszthetők a hozzájuk tartozó  (Szerkesztés) gombbal, emellett pedig kitörölhetők a (Törlés) gombbal.
A Varázslóhoz hasonlóan, ezen az oldalon is lehetséges Excel fájl használata a műszakgenerálás egyszerűsítése végett. Amennyiben nincs még Excel táblázatba foglalt igény, a Minta letöltése(.csv) gombbal letölthető egy fájl melyet, ha kitölt és feltölti a FELTÖLTÉS (*.csv) gombbal, az összes műszak már be is töltődik, így azokat nem kell egyenként felvenni.
Excel használata különösen akkor ajánlott, ha sok fajta műszakot kíván felvenni az adott időszakra, így meggyorsíthatja a folyamatot.

Szabadság:

Ezen az oldalon az előző lépésekben megadott műszakokba való dolgozók beosztása történik.

A Beosztások generálása gombra kattintva az alkalmazás a prioritások, képességek, valamint a peremfeltételekben megadott beállítások alapján a legoptimálisabb beosztást generálja le, melyet megtekinthet a lejjebb található felsorolásban.
Műszaktípusonként elválasztva, napokra bontva látható, hogy hány dolgozó lett sikeresen beosztva műszakba. Amennyiben kékkel kiemelt számadatok helyett pirosat talál az azt jelenti, hogy az adott műszaknál, az igényhez képes kevesebb ember került beosztásra. Ezesetben nem elég a kritériumoknak megfelelő dolgozó a csoportban.
Megtekinthető, hogy egyes dolgozók melyik napokra, milyen beosztást kaptak az időszakban. Ezt a Dolgozó kiemelése melletti lenyitható doboz segítségével teheti meg. Azt követően, hogy a kiemelendő dolgozót kiválasztotta a felsorolásból és megnyomta a Kiemelés gombot, sárgán kiemelve megjelenik a beosztása.

A kiemelés törölhető a Kiemelés melletti  gomb megnyomásával.
A beosztás szintén szerkeszthető minden egyes napra vonatkozólag külön-külön, melyre a (Szerkesztés) gomb megnyomásával van lehetőség.

Ebben az esetben megjelenik a napra vonatkozó műszakok részletes leírása.
A (Szerkesztés) gombra való újbóli kattintással megjeleníthetőek a beosztott, valamint a kritériumoknak megfelelő dolgozók.

A dolgozók beoszthatók áthúzással vagy akár kijelöléssel. A beosztott dolgozók ki is vehetők a műszakból ugyanezen mód használatával.
A módosítások véglegesíthetők a Mentés gombra való kattintással.

Az előző, Műszakok oldalhoz hasonlóan, a szerkesztésen belül is beszúrhatók plusz műszakok az adott napra az Új műszak gombbal. Fontos, hogy ezen az oldalon az új műszakba, amit létrehoz nem lesz automatikusan dolgozó beosztva, így ennek elvégzése manuálisan állítandó be!

Az oldal tetején található beosztás statisztika, adatok szintén segíthetnek az átláthatóságban, melynek pontjai a következők:

• Hivatalos munkaóra: Az adott időszakra vonatkozó, napok száma alapján meghatározott, munkaóra.
• Maximális munkaóra: A Generálási folyamat menü – Általános peremfeltételek menüpontjában meghatározott maximális munkaóra, megszorozva a dolgozók számával. Ez adja az adott időszakban az összes dolgozó által összesítetten, maximálisan ledolgozható óraszámot.
• Távollétek óraszáma: Az adott időszakra felvett jóváhagyott hivatalos távollétek (szabadság, betegszabadság és egyéb távollét) összesített száma.
• Beosztható munkaóra: Megadja, hogy a dolgozók az adott időszak alatt mennyit tudnak dolgozni összesen. Ez a maximális munkaóra és a távollétek különbségét jelenti.
• Műszakok munkaórái: A generálási folyamat során felvett műszakok munkaórájának összege.
• Beoszthatóság: A műszakok munkaóráját alapul véve tekinti a beosztható munkaórákat, majd azt %-os formában adja meg.
• Beosztott munkaóra: Azon munkaórák összessége az adott időszakban, melyekre dolgozó került beosztásra.
• Beosztottság: A beosztott munkaóra és műszakok munkaóráját alapul vevő, %-os formában megjelenített érték.
• Beosztott munkaóra és távollét: Az időszakos beosztott munkaóra és távollétek összege.

Ráérés:

Ezen az oldalon láthatóak az adott generálási időszakra, alapértelmezetten összeállított beosztások, melyek a Beosztások generálása gombbal végezhetők el.
Amennyiben a dolgozóknak már fel lett véve ráérés, ezek alapján beosztásra is kerülnek az adott hétre/hónapra. Az egyes műszakokhoz tartozó sorokban látni, hogy a műszakot hány százalékban sikerült feltölteni a ráérések alapján.


Abban az esetben, ha ki kívánja cserélni a dolgozókat, ki akar venni vagy esetleg betenni a műszakokban, azt a  (Szerkesztés) gombbal teheti meg.

Itt a Dolgozó hozzáadása gombbal lehet hozzáadni dolgozókat a szerkesztendő műszakhoz, áthúzással vagy akár kijelöléssel. A beosztott dolgozók ki is vehetők a műszakból ugyanezen mód használatával.


A változtatásokat követően a Vissza gombbal visszatér a Beosztások oldalra, ahol a százalékok a friss állást mutatják.
 

A Szünetek oldal a műszakokon belüli szünetek generálásáért felel, melyek a Szünetek generálása gombra való kattintást követően megtekinthetők.
Ez az opció nem jelenik meg, amennyiben a Csoport szerkesztése – Paraméterek fülön a szünetek generálása ki lett kapcsolva.

A műveletek oszlopban megjelenő (Részletek) gombbal megtekinthetők az egyes napokra vonatkozó részletes időszakok, dolgozónként levezetve. Amennyiben a műveleti opció nem jelenik meg, beosztás arra a napra nem lett generálva, ennek értelmében pedig szünetek sem generálódnak.

A Részletek gomb megnyomását követően, az Időpont mezőben is megváltoztatható a megtekintendő időszak.
A Szünetek részletes megjelenítése melletti doboz kipipálásával az idősávok felett megjelenik egy részletes táblázat, melyben műszakonként, azon belül pedig dolgozónként kiírja a kiosztott szünetek pontos hosszát.

A Publikálás a Generálási folyamat legutolsó, egyben pedig legfontosabb lépése. Csakis a publikálás elvégzése után lesz a dolgozók számára is látható saját beosztásuk.
Fontos, hogy a Generálási folyamat menü minden egyes pontja összekapcsolódik és azokat egymást követve érdemes ellépni a szürke Tovább gombokkal. Abban az esetben is, ha már publikálva lett generált beosztás, amint a megelőző lépések bármelyike megváltozik, a beosztások láthatósága egyből megszűnik a dolgozók számára, a továbbiakban pedig a folyamat pontjainak újbóli véglegesítése, illetve publikálás szükséges.
Amennyiben a generálandó időszakra még nem lett publikálva beosztás vagy a publikált beosztás módosítva, ami által visszavonva lett, egy piros üzenet jelzi a publikálás szükségességét.

Az oldalon látható táblázat a Generálási folyamat lépéseit foglalja össze.

Az egyes menüpontok mellett található  vagy  jelzi, hogy az adott rész véglegesítve lett-e. Amennyiben egy  is megjelenik a táblázatban, a publikálást nem lehet elvégezni. Ebben az esetben vissza kell lépni és a még nem véglegesített pontokat sorjában elmenteni.
Ha mindegyik folyamati lépés mellett pipa található, a Publikálás gombbal el lehet végezni a beosztás, dolgozókkal való megismertetését.

Az időszak kiválasztását követően a Keresés-re kattintva megjelenik minden műszak, amely az adott időszakra publikálva lett és nem lett visszavonva.

Műszaktípusonként elválasztva, napokra bontva látható, hogy hány dolgozó lett sikeresen beosztva műszakba. Amennyiben kékkel kiemelt számadatok helyett pirosat talál az azt jelenti, hogy az adott műszaknál, az igényhez képes kevesebb ember került beosztásra. Ezesetben nem elég a kritériumoknak megfelelő dolgozó a csoportban.

A beosztás szintén szerkeszthető minden egyes napra vonatkozólag külön-külön, melyre a (Szerkesztés) gomb megnyomásával van lehetőség.

Ebben az esetben megjelenik a napra vonatkozó műszakok részletes leírása.
A (Szerkesztés) gombra való újbóli kattintással megjeleníthetőek a beosztott, valamint a kritériumoknak megfelelő dolgozók.

A dolgozók beoszthatók áthúzással vagy akár kijelöléssel. A beosztott dolgozók ki is vehetők a műszakból ugyanezen mód használatával.
A módosítások véglegesíthetők a Mentés gombra való kattintással.

A szerkesztésen belül is beszúrhatók plusz műszakok az adott napra az Új műszak gombbal. Fontos, hogy ezen az oldalon az új műszakba, amit létrehoz nem lesz automatikusan dolgozó beosztva, így ennek elvégzése manuálisan állítandó be!


Ha nem a peremfeltételeknek megfelelő dolgozót adunk a műszakhoz, akkor meg kell vizsgálni, hogy nincs-e ugyanaz az ember több műszakba beosztva egyszerre, vagy megfelel-e a törvényi, munkahelyi elvárásoknak a beosztás. Ezt megtehetjük előzetesen vagy utólagosan ezen az oldalon a beosztások ellenőrzésével, vagy a Beosztások dolgozónként oldalon:

Az időszak és a dolgozó kiválasztása után ellenőrizhetők a dolgozó beosztásai,
 
és az átfedésben levő, vagy más elvárást nem teljesítő beosztás törölhető, vagy átadható más dolgozónak, illetve a Piactérre dobható, mely a Súgóban a Beosztáskezelés menü – Beosztások dolgozónként menü leírásában található.

Az időszak kiválasztását követően a Keresés-re kattintva megjelenik minden műszak, amely az adott időszakra publikálva lett és nem lett visszavonva.

Műszaktípusonként elválasztva, napokra bontva látható, hogy hány dolgozó lett sikeresen beosztva műszakba. Amennyiben kékkel kiemelt számadatok helyett pirosat talál az azt jelenti, hogy az adott műszaknál, az igényhez képes kevesebb ember került beosztásra. Ezesetben nem elég a kritériumoknak megfelelő dolgozó a csoportban.
Megtekinthető, hogy egyes dolgozók melyik napokra, milyen beosztást kaptak az időszakban. Ezt a Dolgozó kiemelése melletti lenyitható doboz segítségével teheti meg. Azt követően, hogy a kiemelendő dolgozót kiválasztotta a felsorolásból és megnyomta a Kiemelés gombot, sárgán kiemelve megjelenik a beosztása.

A kiemelés törölhető a Kiemelés melletti  gomb megnyomásával.
A beosztás szintén szerkeszthető minden egyes napra vonatkozólag külön-külön, melyre a (Szerkesztés) gomb megnyomásával van lehetőség.

Ebben az esetben megjelenik a napra vonatkozó műszakok részletes leírása.
A  (Szerkesztés) gombra való újbóli kattintással megjeleníthetőek a beosztott, valamint a kritériumoknak megfelelő dolgozók.

A dolgozók beoszthatók áthúzással vagy akár kijelöléssel. A beosztott dolgozók ki is vehetők a műszakból ugyanezen mód használatával.
A módosítások véglegesíthetők a Mentés gombra való kattintással.

Az előző, Beosztások óránként oldalhoz hasonlóan, a szerkesztésen belül is beszúrhatók plusz műszakok az adott napra az Új műszak gombbal. Fontos, hogy ezen az oldalon az új műszakba, amit létrehoz nem lesz automatikusan dolgozó beosztva, így ennek elvégzése manuálisan állítandó be!

Ezen az oldalon megtekintheti a publikált beosztásokat külön egy-egy dolgozóra lebontva, egy Ön által kiválasztott időszakra vonatkozóan. A Dolgozó szöveg melletti lenyíló dobozból, az általunk kívánt dolgozót kiválasztva, megjeleníthetőek a műszakok.


A Piactér státusz oszlopban látható, hogy az adott műszak milyen állapotban van. Amennyiben a Piactéren felirat látható zölden, a beosztásra a többi dolgozó is jelentkezhet átvétellel vagy cserével. Abban az esetben, ha piros Jóváhagyásra vár szöveg jelenik meg, a csoportvezetőnek kell reagálnia erre vagy elfogadással, vagy elutasítással. Ha csoportvezetői visszajelzés hiányában eltűnik bármelyik státuszfelirat, a két érintett dolgozó közül vagy a felajánló, vagy az átvevő/cserélő dolgozó visszavonta igényét és a műszak lekerült a Piactérről.
A műveletek lehetőséget adnak a csoportvezető számára is, hogy dolgozói beosztását módosíthassa. A (Átadás) gombbal lehetőség nyílik arra, hogy egy adott műszak bármely dolgozótól elvehető és egyből át is adható másnak.

A feljövő ablakban lehetőségünk nyílik kiválasztani a dolgozót, aki majd megkapja a műszakot. A legfelül található lenyitható dobozban kiválasztható, hogy miképpen szeretnénk kiválasztani a dolgozót, aki végül megkapja majd a műszakot.

• Peremfeltételeknek megfelelő esetén azokat a dolgozókat láthatjuk felsorolva, akik a peremfeltételeknek megfelelően tudnának dolgozni, azaz a műszakok nem ütköznek, van elegendő pihenőidő a két műszak között, amihez az egyik dolgozó hozzájutna, illetve, hogy a felvenni kívánt műszakokkal együtt nem haladja meg a dolgozó napi óraszámát.
• Minimális elvárásoknak megfelel választása esetén azok a dolgozók is megjelennek, akiknél nem felel meg minden a peremfeltételeknek, csupán pár, ami az átadáshoz szükséges.
• Az Összes szűrés esetén függetlenül attól, hogy az adott dolgozó mennyire felel meg a kritériumoknak, opcióvá válik és átadható neki a műszak.

A szűrés módjának kiválasztását követően, a dolgozó nevére rákattintva, majd az Átadás gomb megnyomásával véghez is vihető a műszak átadása.
Minden átadásról az érintett dolgozók értesítést kapnak, melyben megtekinthetőek a műszakot érintő részletek.

Amennyiben a Műveletek közül a (Piactérre dob) gombra kattint, az adott műszak Piactérre dobható, amire a dolgozók pedig majd jelentkezhetnek csere, illetve átvételi igényeikkel.

A (Törlés) gombra kattintva a műszak megszűnik, az érintett dolgozótól elvesszük a műszakot. Ez esetben érdemes lehet odafigyelni a peremfeltételeknek való megfelelésre is!

Ezen az oldalon kezelhetőek a dolgozókhoz tartozó távollétek. Lehetőség van új távollét felvételére, valamint annak szerkesztésére, törlésére.


Megadható az időszak, és szűrhető az távollét-igénylés állapota:




A jóváhagyásra váró távollét jóváhagyható -val , vagy elutasítható az -el, ami befolyásolja az érintett időszakra később elkészülő beosztást.
A dolgozó mindkét esetben kap értesítést igénye elbírálásáról.



Új távollét felvételére lehetősége van a csoportvezetőnek is, melyet az Új távollét gombra való kattintással lehet elvégezni.
A megfelelő dolgozó, majd megfelelő távollét fajta kiválasztását követően, a naptárban az egyes napokra kattintva kijelölhetőek a távollétek, melyek egyből megkapják a „Jóváhagyott” státuszt.

A Mentés gomb megnyomására elmentődnek az oldalon végzett változtatások és véglegessé válnak, melyről az érintett dolgozó szintén kap értesítést.
A teljes mentés lefolyása előtt, amenniyben az adott dolgozónak a kijelölt napok legalább egyikére rendelekezik már beosztással, egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, miszerint a dolgozó kivételre kerül abból a beosztásából, mely ütközik a távolléttel. (Fordított esetben, azaz ha egy dolgozó beosztásánál a műszak ideje ütközik egy már felvett távolléttel, hasonló üzenet jelenik meg, melynek elfogadásakor az érintett távollét megszűnik.)
A dolgozó a fentebb olvasható esetek mindegyikénél kap értesítést a beosztások, illetve távollétek változásáról.

A Ráérések oldalon tekinthető meg a dolgozók által már megadott ráérések az adott, megtekintett időszakra vonatkozóan.


A már felvett ráéréseket lehetőségünk van törölni a  (Törlés) gombbal, valamint szerkeszteni a  (Szerkesztés) gombbal.

Szerkesztés esetén ugyanazokat az adatokat lehet átírni, mint amikor az Új ráérés gombbal új ráérést vesz fel, ami magában foglalja a dolgozó kiválasztását, a dátum, kezdő-, valamint végidőpont megadását.
Fontos, hogy amikor Új ráérést vesz fel, az alapértelmezetten kiválasztott dolgozó akkor is a névsor első dolgozója lesz, ha már előtte rászűrt volna egy másik dolgozóra. Mindig a felvételen belül állítandó be minden paraméter.
 

A Szabadságtervező oldalon, ahogy a neve is sugallja, a szabadságok megtervezésére van lehetőség anélkül, hogy azok egyből végleges állapottá válnának. Segít annak áttekintésében, hogy melyik dolgozónak van már túl sok, illetve még túl kevés szabadsága. Összeegyeztethetőek ezek a műszakokkal, melyekre beosztásra kerültek, valamint hasznos funkcióként jelennek meg a szabadságok mellett a további távolléteknek (betegszabadság, egyéb távollét, szabadnap, időszak) is mind a jóváhagyott, mind a jóváhagyásra váró igénye.
Ez az oldal alapértelmezetten szinkronizálva van a Beosztáskezelés - Távollétek oldalon található adatokkal. Ennek értelmében amennyiben jóváhagyjuk az itteni változásokat az kihat az előbb említett oldalra is, valamint az ott újonnan felvett távollétek is itt változhatnak.


Adatok szinkronizálása:
A legfontosabb funkciók egyike a Tervező feltöltése és a Terv jóváhagyása gombok, melyek az import-export funkciót töltik be. Ezek a gombok csak akkor válnak elérhetővé, ha legalább egy dolgozó ki van jelölve a dolgozók nevei mellett balra található dobozok által. A gombok elérhetetlenségét, azok halvány színe jelzi.
A Tervező feltöltése gombbal a tervezőn kívüli funkciók importálhatóak erre az oldalra. Ennek értelmében minden olyan már jóváhagyott szabadságot, mely a Szabadságtervezőn kívül lett felvéve és jóváhagyva, a tervezőben is jóváhagyatunk. Ezt a zöld színű,szabadságot jelző jelölőnégyzet körüli halványkék színezés jelzi. Másik tulajdonsága eme a gombnak, a tervezőben eddigi felvett összes plusz szabadság kitörlése, mely a Beosztáskezelés - Távollétek oldalon nem lenne megtalálható.
Amennyiben a Terv jóváhagyása gombot használná, az adatok exportálásának lépéseivel megegyező feldatot végez el. A megfelelő dolgozók kijelölés után minden az adott dolgozó/(k) által igényelt jóváhaygásra váró szabadság elfogadásra kerül és tervezetté is válik a kék halvány kerettel, a szabadságokkal esetlegesen átfedésben lévő műszakok pedig törlésre kerülnek. Ezután a lépés után a jóváhagyott szabadságok látszani fognak a Beosztáskezelés - Távollétek oldalon is.

Szabadságok módosítása:
Az egyes dolgozók szabadságainak módosításaihoz a hozzájuk tartozó oszlopban lévő  gombot kell megnyomni, mely a szerkesztésre szolgál.

Az itt feljövő ablakban három havonként tekinthetőek meg a távollétek és beosztások az adott dolgozóra vonatkozóan.
Új szabadság felvételéhez egy fehéren lévő, azaz jelöletlen napra való kattintással, vehető fel szabadság. Amennyiben egy másik fajta távollét helyére tenne be szabadságot, az is lehetséges ugyanezzel a módszerrel.
Fontos, hogy ez a szabadság egyelőre még nem lesz érvényes. Rendes jóváhagyott szabadsággá csak abban az esetben válik, ha a későbbiekben a Terv jóváhagyása gombra való kattintással az adatokat exportálja. 
Szabadság törléséhez egy élénk zöldszínű napra való kattintással van lehetőség.
Mind a törléshez, mind az új felvételhez szükséges az ablakban található Mentés gomb megnyomása, majd az oldalon megjelennek a változtatások.

Minden jelöléshez megtekinthető egy színmagyarázat, a Színmagyarázat gomb megnyomásával.

Munkaszüneti napok, illetve hétvégékkel kapcsolatos jelölésnél fontos megemlíteni a Tartalom alapján való szűrési funkciót. Itt beállítható, hogy Hivatalos vagy Egyéni módon jelölje a napok tulajdonságát. Abban az esetben, ha a szünetek be vannak kapcsolva a csoporthoz kapcsolódóan a Karbantartás menü – Csoport szerkesztése oldalon a Paraméterek fülön, akkor a hétvégék szürkével, a munkaszüneti napok halvány pirossal vannak jelölve az adott napnak megfelelő oszlopban a táblázaton belül.
Hivatalos tartalom szűrés esetén a hivatalos adatok szerint lesznek bejelölve a napok függetlenül attól, hogy a csoportvezető milyen szisztéma alapján csinálta az adott beosztást.
Egyéni esetén a Szabadságtervező oldal egészén a csoportvezető által, a Generálási folyamat – Hétvégék és munkaszüneti napok oldalon, beállított paraméterek lesznek megjelenítve.

A Beosztáskezelés menü, Cserék és átvételek menüpontjának oldalán láthatóak mindazok a cserék és átvételek, melyekre a dolgozók felől, mindkettőjük beleegyezését követően érkezett igény, de a csoportvezető még nem fogadta vagy utasította el.
Amennyiben rá szeretne keresni vagy szűrni egy adott dolgozóra, a Dolgozó felirat melletti lenyitható ládából kiválaszthatva a nevet, megjeleníthetőek csak azok a csere, illetve átvételi igények, melyek az adott személyhez tartoznak.

A felajánló dolgozó az, aki a felajánlott műszakját bedobta a Piactérre. Erre az átvevő/cserélő dolgozó felajánlja a saját műszakját, mely az átvett/cserélt műszak oszlopban található.
Amennyiben a Problémák oszlopban egy pipát lát, akkor a csere/átvételi igénynek semmi akadálya nincsen, a paramétereknek megfelel. Abban az esetben, ha egy látható, az egeret a jelre véve megjelennek azok a problémák, ami miatt nem feltétlen ajánlatos az igény elfogadása. Az ok lehet akár, hogy a műszakok ütköznek, hogy nincs elég pihenőidő a két műszak között, amihez az egyik dolgozó hozzájutna, illetve, hogy a felvenni kívánt műszakokkal együtt már a dolgozó napi óraszáma meghaladná a paraméterekben megadottakat.
A Megjegyzés oszlop tartalmazza azt az üzenetet, melyet a felajánló dolgozó fűzött a műszakhoz kapcsolódóan, amikor a Piactérre dobta.
A Típus oszlop azt jelzi számunkra, hogy az igény esetén cseréről, vagy átadásról beszélünk-e. Feltéve, hogy a két dolgozó cserélni kívánja műszakját, az átvett/cserélt műszak oszlopban megjelenik a cserélni kívánt műszak adata. Átvétel esetén azonban ebben az oszlopban nem jelenik meg semmi, hiszen abban az esetben a felajánló dolgozó nem kap új ledolgozandó műszakot.
A , valamint a  gomb a Műveletek oszlopban ad nekünk lehetőséget az adott igény elfogadására, valamint elutasítására. Abban az esetben is, ha a szoftver talált problémákat, a csoportvezető saját felelősségére eldöntheti, hogy a felemerült problémák ellenére is elfogadja-e a csere/átvételi igényt.

Elfogadás esetén az igény a csoportvezető számára továbbra is megtekinthető marad a Kimutatások menü, Cserék és átvételek menüpontjában, a dolgozók pedig szintén egyből látják a frissült állapotot. Elutasítás esetén az igény megszűnik, így az nem lesz látható a csoportvezetőnél többé, a dolgozók állapota meg változatlan marad.

Az érintett két dolgozó mind az elutasításról, mind az elfogadásról kap értesítést, melynek részletei megtekinthetőek az üzenet leírásában.

A Mai műszak dolgozói oldalon felsorolás jelleggel külön oszlopokba szedve láthatóak az aktuális napra beosztott dolgozók, akik a megtekintés időpontjára be lettek osztva és dolgoznak, valamint akik épp szüneten vannak.



Az Export gomb megnyomásával, az oldalon szereplő adatok letöltődnek a számítógépre Excel formátumban, így később is megtekintheti azokat.

Ezen az oldalon a szervezeten belüli összes csoportról láthatóak információk, nem csupán egy adott csoportról.
Lehetséges annak kiválasztása, hogy az éppen most dolgozókat vagy a mai napon dolgozókat tekintsük-e meg. Emellett egyéni napra is szűrhetünk, hogy kik milyen műszakra lettek beosztva.

Beosztás időszak szerint szintén megtekinthető egy kimutatás ebben a menüpontban. A Keresés gomb alatt rögtön látható pár összesített adat a már legenerált időszakkal kapcsolatban.

• Hivatalos munkaóra: Az adott időszakra vonatkozó, napok száma alapján meghatározott, munkaóra.
• Maximális munkaóra: A Generálási folyamat menü – Általános peremfeltételek menüpontjában meghatározott maximális munkaóra, megszorozva a dolgozók számával. Ez adja az adott időszakban az összes dolgozó által összesítetten, maximálisan ledolgozható óraszámot.
• Távollétek óraszáma: Az adott időszakra felvett jóváhagyott hivatalos távollétek (szabadság, betegszabadság és egyéb távollét) összesített száma.
• Beosztható munkaóra: Megadja, hogy a dolgozók az adott időszak alatt mennyit tudnak dolgozni összesen. Ez a maximális munkaóra és a távollétek különbségét jelenti.
• Műszakok munkaórái: A generálási folyamat során felvett műszakok munkaórájának összege.
• Beoszthatóság: A műszakok munkaóráját alapul véve tekinti a beosztható munkaórákat, majd azt %-os formában adja meg.
• Beosztott munkaóra: Azon munkaórák összessége az adott időszakban, melyekre dolgozó került beosztásra.
• Beosztottság: A beosztott munkaóra és műszakok munkaóráját alapul vevő, %-os formában megjelenített érték.
• Beosztott munkaóra és távollét: Az időszakos beosztott munkaóra és távollétek összege.

A bal oldalt található felsorolásban szerepel az összes, a csoportban aktív érvényességgel rendelkező dolgozó függetlenül attól, hogy be lettek-e osztva műszakba vagy nem. Itt láthatóak a pontos adatok óraszámban, minden kategóriára vonatkoztatva.
Az időszak beállíthatósága miatt tökéletes lehet ez az oldal a dolgozók munkaóráinak negyedéves áttekintésére.

Az Export gomb megnyomásával, az oldalon szereplő adatok letöltődnek a számítógépre Excel formátumban, így később is megtekintheti azokat.

Ezen az oldalon, látható kimutatás, mely a felvett ráéréseket jobb átláthatóságát biztosítja egy adott időszakra vonatkozóan.
Abban az esetben, ha nem az alapértelmezetten megjelenő időszakra szűrnénk, a Havi, Heti, illetve Egyéni nézet lehetőséget nyújt különböző intervallumok használatára az átláthatóság érdekében. Bármelyik nézet választása után megadható pontosan melyik időszakot kívánjuk látni, ez követően pedig a Keresés gombbal jelennek majd meg az adatok.

Az első oszlop, melynek neve ∑ az adott napra felvett műszakok óraszámát írja ki, függetlenül attól, hogy mettől-meddig tart.
Azok az oszlopok, melyek egy bizonyos időintervallumra hivatkoznak órában megadva (ld. 08:00 – 12:00) a délelőtti, délutáni és éjszakai műszakok. Ezen időszakok kezdete és vége, egyenként beállítható a Karbantartás menü, Csoport szerkesztése menüpont alatt lévő Paraméterek fülnél.

A jobb oldalon megtekinthető oszlopdiagrammok szemléltetik az alapértelmezett, vagy átállítás esetén, saját általunk megadott intervallumokra vonatkozó ráérések számát órában az adott időszakra nézve.

Az Export gomb megnyomásával, az oldalon szereplő adatok letöltődnek a számítógépre Excel formátumban, így később is megtekintheti azokat.

A Szünetek oldalon megjelennek azok a dolgozók, akik az időpontnál kiválasztott napra műszakkal rendelkeznek. Itt illusztrálva látható, hogy a műszak mettől meddig tart és az sima-, illetve ebédszünetek mikorra vannak beiktatva.

Amennyiben részletesen szeretné megjeleníteni a szünetek pontos idejét, azok a Szünetek részletes megjelenítése gomb melletti négyzet kipipálásával megtekinthetővé válnak.
A rövid szünetek hossza 10, míg az ebédszüneté 30 perc, melyeket a szoftver mind magától oszt le a generálás folyamán.

A beosztott szünetek szintén megtekinthetők a Generálási folyamat menü - Szünetek menüpontban, valamint az aktuális napra vonatkozóan a főoldalon.

Abban az esetben, ha nem kíván ebédszünetet generálni akár a Varázsló, akár a Generálási folyamat használata során van lehetősége ezt megváltoztatni. Itt műszakonként kivehető, illetve betehető ebédszünet.

Ha szüneteket egyáltalán nem szeretne generálni, ezt az opciót kikapcsolhatja a Karbantartás menü, Csoport szerkesztése menüpontban. A paramétereknél a Szünetek generálása szükséges pipa kivételével, ez meg is oldható.

Ebben a menüpontban megtekinthetők azok a cserék és átvételek, melyek kezdeményezett beosztás-csereként jelentek meg és el is lettek fogadva a csoportvezető által.

Abban az esetben, ha nem az alapértelmezetten megjelenő időszakra szűrnénk, a Havi, Heti, illetve Egyéni nézet lehetőséget nyújt különböző intervallumok használatára az átláthatóság érdekében. Bármelyik nézet választása után megadható pontosan melyik időszakot kívánjuk látni, ez követően pedig a Keresés gombbal jelennek majd meg az adatok.
A Dátum oszlopban az az év-hónap-nap jelenik meg, amikor a cserék a csoportvezető által el lettek fogadva.
A Típus oszlopban látható, hogy cseréről vagy átvételről beszélünk-e.
Csere esetén a felajánló dolgozóhoz tartozó felajánlott műszakért cserébe a cserélő dolgozó felajánl egy műszakot a saját beosztásai közül (átvett/cserélt műszak) és a csere lefolyását követően, mindketten a másik műszakját tudhatják a sajátjuknak.
Átvétel lefolyásakor szintén a felajánló dolgozó által felajánlott műszak lett a Piactérre bedobva, amire pedig valaki átvételi igénnyel jelentkezett. Miután a felajánló dolgozó elfogadta az átvevő/cserélő dolgozó átvételi igényét és ez el is lett fogadva, az átvett/cserélt műszak oszlop üres marad az adott sorban.

Az Export gomb megnyomásával, az oldalon szereplő adatok letöltődnek a számítógépre Excel formátumban, így később is megtekintheti azokat.

Amennyiben nincsenek megjelenítendő adatok a kiválasztott időszakra vonatkozóan, egy sárga üzenet jelzése válik láthatóvá.

A Beosztás áttekintés oldalon található meg egy összesített kimutatás az adott, kiválasztott időszakra vonatkozóan.
Itt dolgozónként láthatóak az adott napi beosztások és távollétek.
A beosztások két féle megjelenítéssel rendelkezhetnek ezena felületen. Amennyiben a műszak rendelkezik rövid névvel az aként megadott szöveg lesz látható, ennek hiányában pedig a műszak kezdeti és vég időpontja jelenik meg.


Színekkel jelölve láthatóak az egyes távollétek is, melynek munkaóra összesítése a Távollét oszlopban tekinthető meg.

• Szabadság – zöld SZ
• Betegszabadság – lila B
• Egyéb távollét – kék T
• Szabadnap – narancs N
• Időszak – sárga I

Ez a dinamikus tábla követi a változtatásokat mind a beosztásokkkal, mind a távollétekkel kapcsolatban.
Például, ha egy dolgozó már be lett osztva egy műszakba, de kivételre kerül akár egy jóváhagyott távollét miatt, az azonnal láthatóvá válik. Amennyiben távollét lett előbb felvéve, a dolgozó nem kerülhet beosztásra.

A Szabadság összesítés oldalon áttekinthetőek az eddig felvett és jóváhagyott szabadságok számai dolgozókra, valamint hónapokra lebontva.

A kiválasztott év szerinti szabadságok száma megfelelő dolgozó és hónap metszetében megtalálhatóak.

Két összegzés látható: dolgozónkénti és havonkénit, melykeből meghatározható a dolgozók által éves szinten összesen felhasznált szabadság.

A Szabadság oszlopban található, hogy az adott dolgozó a számára összesen kivehető szabadságból már mennyit használt el az adott évben.
A legalsó, Összesen sorban láthatóak az egyes hónapban kivett szabadságok száma, valamint a dolgozók által összesen kivett szabadság a Szabadság oszlop metszetben.

A táblázatban található szabadságok száma melletti zárójelekben szereplő adatok a visszamenőleg összegzett adatokat mutatják az egyek sorokon belül. Amennyiben egy dolgozó sorának a márciusi oszlopát tekintjük, a zárójelben szereplő adat azt mutatja, hogy az adott dolgozó eddig januárban, februárban és márciusban mennyi szabadságot vett ki. Ez az elv az Összesen sort is érinti annyi különbséggel, hogy ott nem egy, hanem az összes dolgozó szabadsága lesz figyelembe véve.

Mivel a rendszer személyes azonosításra alkalmas adatokat tárol, kérjük, hogy ellenőrizze ezeket ezen az oldalon.


Ezúton is jelezzük, hogy a Beo rendszerben tárolt adatok csak az Adatkezelési Szabályzat és Felhasználási Feltételek elfogadásával vihetők fel a rendszerbe. Az adatok tartalmáért és jogos használatáért az Adatkezelő a felelős, aki ez esetben az a munkáltató/vállalkozás/vállalkozó, aki ismeri a munkatársai adatait, felvitte az adatokat a rendszerbe, és a szabályozásokat a regisztráció alkalmával elfogadta.

A Jelszó módosítása gombbal elérhető a jelszó-módosító felület:

A kisbetű/nagybetű/szám/különleges karakter vegyes használatával javasolt erős jelszót használni.

A jelszó ismételt bevitelekor a véletlen elgépeléskor hibaüzenetet kapunk, és újból be kell vinni a jelszót.
          

Sikeres bevitel esetén a rendszer jelzi, hogy az új jelszó mentése megtörtént:

Ezen az oldalon jelennek meg a még nem törölt üzenetek, melyek tájékoztathatnak akár a beosztás frissüléséről, műszakok cseréjéről vagy éppen megjeleníthetnek egy csoportvezető által küldött értesítést.



Az üzenet részletei az üzenet sorára kattintva láthatók, ahol megerősítés után törölhető az üzenet a Törlés gombbal.



A megerősítés ablaknál a Rendben gombra kattintva, véglegesen törlődik az értesítés.

A csoportváltás csak akkor lehetséges, ha több csoportban is van szerepköre a Felhasználónak.


    
Amennyiben a felhasználónak több csoportnak is része, akkor itt a legördülő menüből választhat, majd a Beállít gombbal érvényesítheti, aminek a hatására a Jelenlegi csoport már az újonnan választott csoport lesz. Az erre a csoportra vonatkozó alapinformációkat a Kezdőlapon láthatjuk (), vagy lehetőség van bármelyik funkcionális oldal elérésére a menüvel.